Góð yfirsýn og vöktun samninga er lykilatriði

Í rekstri fyrirtækja og stofnanna er mikilvægt að hafa góða yfirsýn og stjórn á samningum. 

Samningar eru mikilvægur þáttur í rekstri allra fyrirtækja. Gerð og undirritun samnings er aðeins upphafið, því samninga þarf að vakta út líftíma þeirra. Eftir því sem fleiri samningar koma við sögu, því erfiðara verður að halda yfirsýn yfir allar þær dagsetningar, aðgerðir og ákvarðanir sem þeim tengjast. GoPro Samningakerfið er hannað til að létta á þessari byrði, skerpa yfirsýn og efla vöktun. 

GoPro Foris Samningakerfið heldur utan um samninga,  flokkun þeirra og vistun í miðlægu kerfi með ítarlegum aðgangsstýringum. Samningakerfið getur haldið utan um fjárhagslegar skuldbindingar í formi samninga, hvort sem það er vegna þjónustukaupa eða vörukaupa frá birgjum. 

Samningakerfið veitir ítarlega yfirsýn og tryggir:   

  • Samræmt utanumhald og gerð samninga, vistun og eftirfylgni
  • Skráningu ábyrgðaraðila, birgja og undirritunaraðila samninga
  • Skráningu staðlaðar samninga byggt á MS Office stílsniðum
  • Aðgangsstýringar sem styðja við mismunandi aðgangsheimildir notenda

Jafnframt hafa aðilar nýtt sé möguleika á skráningu samningsupphæða, hagsmunaðila og uppsagnarákvæða svo hægt sé að fá góða yfirsýn yfir þessa lykilþætti. Samningakerfið veitir skilvirkt utanumhald um samskipti við samningsgerð og á samningstímanum. Nú er einnig möguleiki að samþætta samningakerfið við rafrænar undirritannir sem koma sér vel í rekstri á tímum COVID.

Góð stjórn samninga stuðlar að betri vinnubrögðum og greiðari samskiptum, sem skilar sér í bættum rekstri og jákvæðari tengslum við viðskiptavini og samstarfsaðila.

Samningakerfinu er hægt að stilla upp í GoPro Foris á einfaldan hátt. Hafðu samband og fáðu kynningu á GoPro Foris Samningakerfinu. 

 

Gæðakerfi

GoPro Foris Gæðakerfi

GoPro Foris Gæðakerfið er notendavæn skýjalausn til að halda utan um gæðahandbækur og gæðaskjöl. Kerfið gefur yfirsýn á öll skjöl sem tengjast gæðamálum og gæðahandbók fyrirtækisins. Kerfið býður upp á alla þá virkni sem þarf fyrir útgáfustýringu skjala, rekjanleikja aðgerða og heldur utan um breytingarsögu gæðaskjala.

Mikil sjálfvirkni er í kerfinu og hægt er að skilgreina tilkynningarferla og sniðmát sem flýtir mikið fyrir daglegri vinnu í kerfinu. Kerfið styður við úttektir með gátlistum og skráningu ábendinga. Einnig eru leiðbeiningar fyrir notendur aðgengilegar beint í kerfinu svo auðvelt er að uppfylla staðla, lög og reglugerðir.

Hægt er að birta útgefin gæðaskjöl á vefsíðu fyrirtækisins, en algengt er að gæðaskjöl séu birt á ytri vef og aðgengileg fyrir almenning, til dæmis á þetta við um jafnlaunavottun.

GoPro Foris Gæðakerfið er samþætt við Office365 og GoPro Foris mála- og skjalakerfið. Hvert gæðaskjal getur tilheyrt fleiri en einum gæðastaðli og gæðahandbók og er bara uppfært á einum stað.
Markmið lausnarinnar er að gera gæðastjórum kleift að halda utan um gæðamál og gæðahandbækur á skipulagðan og skilvirkan rafrænan máta.

Hægt er að innleiða gæðakerfi GoPro Foris í áföngum, en einingar eru t.d. gæðahandbók, ábendingar og frávikaskráning, úttektir og úttektaráætlanir.

Hér getur þú fundið meiri upplýsingar um gæðakerfið.

Jólamynd

Gleðilega hátíð!

Við óskum viðskiptavinum okkar og samstarfsmönnum gleðilegrar hátíðar og farsæls komandi árs.

Þetta ár hefur verið afar sérstakt. Kórónuveiran hefur haft mikil áhrif á allt okkar líf og hefur gert að það verkum að rafrænt verklag hefur fest sig enn betur í sessi.

Í augnsýn eru betri tímar og við hjá Hugviti erum þakklát fyrir þá velvild og stuðning sem við höfum fundið frá ykkur.

Við þökkum gott samstarf og hlökkum til samstarfs á nýju ári.

 

Þjónustugátt

GoPro Foris Þjónustugátt og mínar síður

Þjónustugátt GoPro Foris býður upp á rafrænt umsóknarferli frá upphafi til enda. Málið hefst í gáttinni á mínum síðum ytri aðila og flæðir inn í GoPro Foris skjala- og málakerfi, þar sem stofnast mál og málsmeðferð hefst.

Gáttin er aðgengileg á vefsíðum okkar samstarfsaðila. Þar fá notendur öruggan aðgang og halda utan um samskipti á “mínum síðum”. GoPro Foris þjónustugáttin er einnig aðgengileg beint í gegnum Island.is.

Rafrænt umsóknarferli er heppilegt fyrir ýmsa þjónustu, þar sem umsóknir, fyrirspurnir, kærur, tilboðsbeiðnir og önnur þjónusta er í boði. Þessi þjónusta við viðskiptavini léttir á skráningum og eykur afgreiðsluhraða auk þess eykur hún öryggi í samskiptum með rafrænni auðkenningu.

Notendur fá öruggt svæði þar sem þeir halda utan um sínar umsóknir og svör. Sjálfvirkar áminningar eru í kerfinu svo auðvelt er að fylgjast með þegar staða uppfærist á málum og/eða ný gögn bætast við.

Einnig er hægt að nota þjónustugáttina til að deila upplýsingum og skjölum á öruggan hátt með ytri aðilum.

Hér getur þú séð meiri upplýsingar um Þjónustugáttina.

Creditinfo 2020

Hugvit er Framúrskarandi fyrirtæki 2020

CreditInfo hefur um árabil unnið að greiningu á rekstri íslenskra fyrirtækja og veitt Framúrskarandi fyrirtækjum viðurkenningu fyrir árangurinn. Til þess að teljast framúrskarandi þurfa fyrirtæki að uppfylla ströng skilyrði í rekstri, gegnsæi, eiginfjárhlutfalli og fleiri þáttum sem meta afkomu fyrirtækja.

Við erum stolt af því að hljóta viðurkenningu Creditinfo fyrir Framúrskarandi fyrirtæki árið 2020, en Hugvit hefur verið á þessum lista frá því að viðurkenningin var fyrst veitt.

Við fögnum þessu og þökkum hið góða samstarf við okkar viðskikptavini sem hefur gert okkur kleift að halda stöðugum vexti í öll þessi ár.

Öryggisuppfærsla

Í framahaldi fyrri upplýsinga um öryggisveikleika sem sendar voru 5. ágúst síðast liðinn á þá sem málið varðar.

Eins og kom fram í fyrri tilkynningu uppgötvaðist öryggisveikleiki við úttekt öryggisfyrirtækis sem framkvæmd var í samráði við og með samþykki Hugvits. Úttektinni var beinlínis ætlað að leita veikleika þannig að hægt væri að komast fyrir þá.  Hugvit lokaði umræddum öryggisveikleika án tafar, innan tveggja klst. frá tilkynningu, í samræmi við skilgreinda ferla fyrirtækisins til að bregðast við öryggisveikleikum (sem eru samkvæmt ISO 27001). Öryggisveikleikanum var lokað strax 5. ágúst sl.

Veikleikinn sneri eingöngu að framkvæmd PDF-umbreytinga, sem er valkvæð viðbótar þjónusta við GoPro Foris kerfið, en hafði ekkert að gera með aðgang að gagnasöfnum eða málum. Veikleikinn var því ekki í GoPro Foris kerfinu, heldur afmarkaðri hliðarþjónustu, utan þess.

Frumgreining Hugvits liggur fyrir og ekkert bendir til að neinn óviðkomandi aðili hafi nýtt sér veikleikann eða fengið aðgengi að neinum gögnum, neinna viðskiptavina.

Til að taka af öll tvímæli lágu engin gögn aðgengileg ytri notendum og engin gögn voru geymd á viðkomandi umbreytingarþjónustu. Þó var mögulegt að „hakkarar“ með þekkingu hefðu getað komið fyrir á vélinni hugbúnaði og hugsanlega náð að veiða takmörkuð gögn sem voru í umbreytingu á þeim ákveðna tíma. Greining okkar sýnir að það átti sér ekki stað.

Við höfum um margra mánaða skeið verið að þróa nýja útfærslu á PDF umbreytingu í GoPro Foris, sem framkvæmir umbreytingu innan kerfisins notanda.  Við gerum ráð fyrir að sú útgáfa fari í takmarkaða dreifingu á næstu vikum. 

Þrátt fyrir að engar vísbendingar séu um að öryggisveikleikinn hafi verið nýttur, hefur Hugvit fundað með Persónuvernd vegna hans.    

Við biðjumst velvirðingar á þeim óþægindum sem þetta kann að valda okkar viðskiptavinum.  Við munum áfram halda áfram að vinna að því að tryggja öryggi okkar og ykkar kerfa í samræmi við okkar stjórnkerfis upplýsingaöryggis (ISO 27001:2013).

Einföld fundastjórnun í fundakerfi GoPro Foris

GoPro Foris fundakerfið heldur utan um fundi frá undirbúningi til lokaskjölunar á einfaldan hátt.

Fundakerfið er bæði ætlað fyrir stjórnarfundi þar sem ytri notendur fá aðgang sem og fyrir reglubundna fundi, svo sem nefndarfundi og deildafundi. Hægt er að stilla upp sérstöku nefndarkerfi fyrir þá viðskiptavini sem á því þurfa að halda.

Þegar fundastjóri setur fund á dagskrá í fundakerfinu, er send út sjálfvirk fundadagskrá með þeim liðum sem eru á dagskrá ásamt skjölum fundarins, þannig að fundagestir geti kynnt sér málefni næsta fundar. Rafrænar samþykktir fundagesta styðja við rekjanleikja ákvaðanna.

Með fundakerfinu fá fundagestir aðgang að öllum fundum sem eru á dagskrá, sem og þeim fundum og fundagerðum sem búið er að vista í kerfinu. Öll gögn og fundargerðir eldri funda eru aðgengileg og sjá má yfirlit komandi funda í fundakerfinu.

Fundakerfið er samþætt við GoPro Foris skjala- og málakerfið. Þetta hefur ýmsa kosti í för með sér, til dæmis er hægt að merkja mál og skjöl fyrir ákveðna fundi, nýta leitarmöguleika og aðra virkni kerfisins. Þannig samnýtast þessi kerfi mjög vel.

Hafðu samband í síma 510 3100 (sala@hugvit.is) ef þú vilt frá frekari upplýsingar, tilboð eða kynningu á GoPro Foris fundakerfinu.

Hér getur þú séð meiri upplýsingar um fundakerfið.

Viðbragðsáætlun vegna Covid 19 vírusins

Í ljósi þeirrar áhættu sem stafar af COVID-19 vírusnum vill Hugvit upplýsa alla viðskiptavini um viðbragðsáætlun okkar sem fellur undir ISO 27001: 2013. Við höfum gert sérstakar ráðastafanir sem fela í sér eftirfarandi ráðstafanir:

Starfsmenn sem sýna merki um einkenni sem tengjast COVID-19 eða hafa verið í nánu líkamlegu sambandi við einhvern sem sýnir einkenni þurfa að starfa að heiman í 14 daga í samræmi við viðbragðsáætlun stjórnvalda.

Aðrar ráðstafanir eru eftirfarandi:

  • Við tryggjum að lykilstarfsmenn hafi aðgang að viðeigandi, öruggum búnaði heima og hafi nauðsynlegan aðgang til að sinna skyldum sínum að heiman.
  • Skipaður hefur verið varamaður fyrir alla lykilstarfsmenn innan fyrirtækisins.
  • Við höfum komið fyrir auka hreinsiefni og handspritti á skrifstofum fyrirtækisins og aukið þrif á skrifstofum okkar.
  • Við munum forgangsraða notkun á netfundum og þjónustu á netinu í daglegri starfsemi.
  • Við erum að innleiða nýjar ferðareglur, stöðva ferðalög til áhættusvæða og fjögurra daga dvöl heima fyrir er skilyrði fyrir starfsmenn sem snúa aftur úr ferðalögum.

Hugvit / GoPro er með starfsemi í nokkrum löndum og mun flytja vinnuálag á milli skrifstofa eftir þörfum hverju sinni til að tryggja þjónustustig og framboð starfsfólks.

Ef COVID-19 mun hafa veruleg áhrif á viðskipti okkar munum við uppfæra þessar upplýsingar eftir þörfum á vefsíðum okkar www.gopro.net og www.hugvit.is

GoPro Foris – Skjalavarsla fyrir GDPR

Mörg fyrirtæki, bæði tryggingarfyrirtæki, bankar og lögfræðistofur nota GoPro til að halda utan um skjöl, samninga og önnur gögn þar sem mikilvægt er að hafa persónuverndarlöggjöfina í fyrirrúmi. Rekjanleiki samskipta, útgáfustýring skjala- og samninga er virkni sem GoPro býður upp á og gerir þessum fyrirtækjum kleift að styðja við örugg vinnubrögð í skjala- og samningavinnslu.

GoPro er með nýja virkni sem styður við persónuverndarlöggjöfina, en hægt er að GDPR merkja gögn og fletta upp einstaklingum og upplýsingum um þá á einfaldan og fljótlegan hátt.

Lögfræðideildir alþjóðlegra banka bæði á Íslandi og á Norðurlöndunum nota GoPro til að halda utan um alla meðhöndlun, aðgangsstýringu og útgáfustýringu samninga og skjala. Kerfið styður líka við notkun Kínamúra milli deilda og rekjanleiki allra aðgerða er skjalaður og skráðu, svo hægt er að sjá nákvæmlega hver gerði hvað og hvenær inni í kerfinu.

Gleðilega hátíð!

Við óskum viðskiptavinum okkar og samstarfsmönnum gleðilegrar hátíðar og farsæls komandi árs.

Við þökkum gott samstarf og hlökkum til að sjá ykkur á komandi ári.