Greinar um allt sem viðkemur upplýsingastjórnun og hugbúnaði

GoPro Foris heildarlausn fyrir sveitarfélög

/in ,

Við hjá Hugviti bjóðum framúrskarandi mála- og skjalakerfið GoPro Foris sem heildarlausn fyrir sveitarfélög. Sveitarfélagapakkinn okkar inniheldur allar þær lausnir sem sveitarfélög þurfa. Við bjóðum einnig samþættingu við Ísland.is og sjálfvirka ferla við móttöku og útsendingu skjala úr kerfinu. Þessar lausnir styðja við stafræna ferla sveitarfélaga. Við bjóðum okkar lausn í ISO 27001 vottaðri kerfisleigu, sem þýðir að við tryggjum öruggt umhverfi, vöktun, afritaþjónusta og hýsingu. Lausnin okkar er hönnuð með það í huga að viðmótið sé notendavænt og fallegt.

Mála- og skjalakerfið GoPro Foris heildarlausn fyrir sveitarfélög

Mála- og skjalakerfið GoPro Foris fyrir sveitarfélög er heildstæð lausn og er meðal annars í notkun hjá Reykjavíkurborg, Seltjarnarnesi og Reykjanesbæ. Þessi sveitarfélög eiga það sameiginlegt að leggja áherslu á skilvirkni í málavinnslu, þar sem samþætting við O365 lausnir skipta máli. Auk þess sem sjálfvirkni í móttöku og skráningu umsókna, samþætting við Mannvirkjaskrá vegna meðhöndlunar byggingaleyfa og regluleg og ítarleg fundastjórnun er hluti af þörfum sveitarfélaganna. GoPro Foris uppfyllir þessar þarfir og með öflugri samþættingu við Office svítuna verður skjölun gagna og samskipta einföld og þægileg.

Sveitarfélagalausnir GoPro Foris

Hér er yfirlit yfir þær lausnir sem flest sveitarfélög þurfa og hjálpa til við að bjóða íbúum rafræna þjónustu og einfalda þjónustuferla.

  • Mála- og skjalakerfið GoPro Foris er samþætt við Ísland.is. Bæði fyrir sjálfvirka skráningu og móttöku umsókna sem og deilingu skjala í pósthólf á Ísland.is.
  • Byggingafulltrúalausnin okkar er samþætt við kerfi Húsnæðis- og mannvirkjastofnunar fyrir umsjón og skráningu byggingarleyfa og annarra umsýslu byggingarfulltrúa.
  • Mínar síður fyrir íbúa sveitarfélagsins, þar eiga umsóknir og samskipti sér stað. Hægt er að samþætta mínar síður við fjárhagskerfi og fleiri kerfi til uppflettingar
  • Fundakerfi GoPro Foris fundarkerfið sem öll umsjón funda á sér stað og er tengt við mála- og skjalakerfið. Það er hægt að búa til dagskrárliði í málakerfinu og setja fyrir á fundum. Hægt er að varpa fundargerðum beint á vef viðkomandi sveitarélags.
  • Viðmót skjalastjóra fyrir Rafræn skil til Þjóðskjalasafns Íslands, einfaldara yfirsýn yfir 5 ára skjalavörslutímabil, Þjóðskjalasafns Íslands eða Héraðsskjalasafns sveitarfélagsins.
  • GoPro Foris kerfið byggir allt á Microsoft Office sniðmátum og er mjög öfluga samþættingu við O365, má þar nefna við Teams og One Drive.
  • Með GoPro Foris fylgir hliðarstika (Add-In) í Outlook sem er þægileg leið fyrir notandann til að skjala pósta beint inn á mál í gegnum Outlook.
  • Rafrænar undirritanir skjala eru gerðar beint inn í kerfinu með undirritunarþjónustum frá þriðja aðila (Dokobit og/eða Taktikal).
  • Hægt er að deila skjölum í Signet Transfer, sem hentar vel fyrir velferðarsvið og barnavernd.

Auk þess bjóðum við líka Samningakerfi og Gæðakerfi sem einfalt er að bæta við og eru í sama viðmóti og skjala- og málakerfið.

Mælaborð með myndrænni sýn á stöðu mála

Við bjóðum upp á Mælaborð með myndrænni sýn á lykil árangursmælikvarða (e. KPI’s). Þá er auðveldara að fá yfirsýn og lesa úr upplýsingunum í GoPro Foris. Vinsæl mælaborð sem við höfum sett upp eru til að mynda til að fylgjast með málum og stöðu þeirra. Þar er hægt að sjá hvaða starfsfólk er að sinna málum og verkefnunum og greina hvort einhver sé með of mikið af málum á sinni könnu. Einnig er hægt að skrá tímamörk á mál og verkefni til að fá enn betri gögn úr kerfinu. Þetta hjálpar til við að deila álagi hjá sveitarfélaginu og gæta þess að standa við tímafresti mála.

Viltu heyra meira?

Endilega vertu í sambandi til að fá meiri upplýsingar,  tölum saman um þarfir fyrir mála- og skjalakerfi fyrir þig og þitt sveitarfélag. Þú getur smellt hér til að fylla út beiðni um fund og við verðum í sambandi við þig eins fljótt og auðið er.

Upplýsingaöryggi í forgangi hjá Hugviti

/in

Upplýsingaöryggi er mikilvægt

Sem betur fer hefur það færst í aukana að fólk, fyrirtæki og stofnanir eru orðin mun meðvitaðari um upplýsingaöryggi og hvaða afleiðingar það getur haft þegar öryggi er ekki nægjanlegt. Flest fyrirtæki og stofnanir eru að vinna með persónulegar og viðkvæmar upplýsingar um viðskiptavini sína. Það er mikilvægt að viðskiptavinir og einstaklingar geti treyst fyrirtækjum og stofnunum þegar kemur að upplýsingaöryggi. Þetta er lykilatriði til að viðhalda trausti og trúverðuleika. Ef það brestur þá er erfitt fyrir fyrirtæki að jafna sig og öðlast traust á nýjan leik.

Hvað er Hugvit að gera í upplýsingaöryggismálum?

Upplýsingaöryggi hefur ávallt skipt okkur hjá Hugviti miklu máli og hefur verið einn af hornsteinum okkar starfsemi. Við vinnum eftir vel skilgreindu þróunarferli sem er ISO 27001 vottað. Við erum reglulega með skannanir og prófanir á okkar umhverfi. Við fáum þriðja aðila til að gera innbrotsprófanir (e. penetration testing) og veikleikaprófanir (e. vulnerability testing). Við erum í stöðugu umbótaferli við að bæta öryggi okkar umhverfis og er upplýsingaöryggi er í hæsta forgangi hjá okkur.

Öryggi í kerfisleigu Hugvits

Kerfisleiga Hugvits er í ISO 27001 vottuðu hýsingarumhverfi og eru gerðar ítarlegar ráðstafanir til að tryggja öryggi í kerfisleigunni okkar. Meðal annars þá fara samskipti við kerfi í kerfisleigu Hugvits í gegnum IDS kerfi (Instrusion detection systems). Það þýðir að IDS er einskonar öryggisvörður sem passar að öll samskipti séu vöktuð og fylgist með hvort eitthvað grunsamlegt sé á ferðinni  og ef svo er þá bregðast sérfræðingar Hugvits við. Öll samskipti eru einnig dulkóðuð og eingöngu eru leyfðir studdir staðlar. Við erum með aðskilnað á milli allra kerfa í kerfisleigunni sem þýðir að það eru sér vefir og keyrslustjórar fyrir hvert kerfi og sér gagnagrunnar og gagnagrunnstengingar fyrir hvert kerfi.Við tökum reglulega afrit af öllum kerfum og þau eru prófuð.

Microsoft Entra ID auðkenning í Azure

Viðskiptavinum Hugvits býðst að tengjast lausnunum okkar með Entra ID auðkenningu (áður Azure AD auðkenning). Þetta er skýjalausn frá Microsoft sem sett er upp í Azure Skýi viðskiptavina og bætir  upplýsingaöryggi. Þessi lausn eykur öryggi þannig að það bætir við auka lagi af öryggi á aðganginn. Til dæmis með fjölþátta auðkenningu (e. multi factor authentication, MFA) þá eru skilaboð send í símann líka. Þetta gerir mun erfiðara fyrir óprúttna aðila að komast yfir aðganginn. Það er ekki nóg að aukenna sig á einum stað heldur þarf líka kóða. Einnig er hægt að skrá aðganginn þannig að hann verði lykilorðalaus þannig að óþarfi er að muna öll lykilorð og er þá notast við til dæmis Microsoft Authenticator forritið í síma notanda.

Algengustu netárásir

Samkvæmt CERT-IS sem gegnir hlutverki landsbundins öryggis- og viðbragðsteymis vegna ógna, atvika og áhættu er varðar net- og upplýsingaöryggi eru þessar árásir algengastar:

  • Vefveiðar (Phishing Attacks): Árásir þar sem reynt er að blekkja einstaklinga til að afhenda persónulegar upplýsingar, eins og notandanöfn eða lykilorð, með fölsuðum vefslóðum eða tölvupósti
  • Lykilorðsárásir (Password Attacks): Árásir þar sem reynt er að komast inn  í kerfi með því að giska á eða brjóta lykilorð.
  • SQL Injection árásir (SQL Injection Attacks): Þessar árásir eru yfirleitt gerðar á gagnagrunn vefsíðna. Þarna reyna tölvuþrjótar að setja óæskilega kóða í gagnagrunn og fá þá aðgang eða stjórna gögnum án leyfis.
  • Skriptuárásir (Script Attacks): Árásir þar sem reynt er að keyra skrár eða skriftur á vefsíðum til að skaða þær eða stela upplýsingum. 
  • Cross-Site Scripting (XSS) árásir: Árásir þar sem reynt er að setja hættulegar skriftur á vefsíður, sem þá keyrast á tölvum notandans sem skoðar síðuna. Algengt er að XSS-árásir með það markmið að stela notendainnsláttum eða öðrum upplýsingum.
  • DDoS-árásir (DDoS Attacks): Árásir þar sem margar tölvur eru notaðar til að hámarka álag á netþjóninn og gera hann óaðgengilegan. Algengt er að DDoS-árásir valdi truflunum á netþjónum. Netþjónustan getur orðið mjög sein eða ekki virkað.

Viltu frekari fræðslu eða upplýsingar?

Við hjá Hugviti erum alltaf tilbúin að ræða málin um öryggismál, enda brennum við fyrir því og viljum tryggja að okkar lausnir standist upplýsingaöryggi. Einnig bjóðum við okkar viðskiptavinum að bæta við Entra ID auðkenningu til að auka öryggi við innskráningu notenda. Endilega hafðu samband við okkur með því að klikka hér.

Ný GoPro Foris námskeið

/in , ,

Viltu kynnast GoPro Foris betur?

Við hjá Hugviti bjóðum nú námskeið í GoPro lausnum með breyttu sniði. Markmið námskeiðanna er að bæta hæfni ykkar í lausnunum, kynna fyrir ykkur nýjungar og að auðvelda notendum GoPro Foris að nota kerfið.

Námskeiðin eru bæði fyrir almenna notendur, sem og fyrir umsjónarfólk og kerfisstjóra GoPro Foris. Námskeiðin eru sniðin að notendum hverju sinni og hægt er að velja fjarkennslu, staðkennslu í kennslustofu Hugvits eða við komum til ykkar og höldum námskeiðið á ykkar vinnustað. Allt það sem hentar ykkur best.

Endilega skoðið nýju námskeiðin okkar hér og skráðið ykkur eða verið í sambandi við okkur.

Einnig viljum við minna ykkur á að hjá Hugviti starfa fjöldi ráðgjafa sem vilja endilega aðstoða ykkur ef ykkur vantar svör eða ráðgjöf ekki hika við að heyra í okkur.

Hugvit er Framúrskarandi fyrirtæki 2023

/in ,

Hugvit er eitt fyrirtækja í úrvalsliði þeirra sem standast kröfur Creditinfo sem Framúrskarandi fyrirtæki 2023.

Framúrskarandi fyrirtæki eiga það sameiginlegt að vera stöðug fyrirtæki sem byggja rekstur sinn á sterkum stoðum og efla hag allra. Til þess að teljast framúrskarandi þurfa fyrirtækin að uppfylla ströng skilyrði í rekstri, gegnsæi, eiginfjárhlutfalli og fleiri þáttum sem meta afkomu fyrirtækja.

Það er mikil heiður að hljóta viðurkenninguna, en Hugvit hefur verið á lista frá 2011 en félagið í heild hefur verið frá upphafi undir nafni GoPro hefur verið á lista frá upphafi. Þennan árangur í rekstri staðfestir frábæra vinnu starfsfólks, sem byggir á traustum viðskiptavinum.

Ráðstefna Hugvits

/in , ,
Fjölmenn ráðstefna Hugvits var haldin á Hilton Reykjavík Nordica fimmtudaginn 16. nóvember. 

Dagskráin var fjölbreytt og gaf góða innsýn í allt það nýjasta er viðkemur málastjórnun, samþættingu við lausnir eins og Ísland.is og Microsoft 365. 

Reykjavíkurborg, Forsætisráðuneytið og Starfrænt Ísland var með erindi á ráðstefnunni ásamt því að starfsfólki Hugvits sem fjölluðu um notkun, innleiðingar og lausnir.

Hugvit þakkar öllum þeim sem sáu sér fært að mæta og endilega verið í sambandi við okkur við erum ávallt tilbúin að ræða frekari lausnir við þá sem þess óska.  

Endilega verið í sambandi ef þið viljið frekari kynningar eða upplýsingar

Hér að neðan eru nokkrar myndir frá ráðstefnunni:

Hugvit á ráðstefnu IRMA

/in , , ,

Þetta þarftu að vita!

Fimmtudaginn 31. ágúst fer fram ráðstefna á vegum IRMA – Félags um skjalastjórn á Hótel Nordica undir heitinu Þetta þarftu að vita.

Hugvit mun verða með sýningabás á ráðstefnunni og kynna nýja lausn sem gerir stofnunum kleift að birta skjöl úr GoPro Foris skjala- og málakerfinu hjá notendum með pósthólf á Ísland.is. Þessi lausn er hönnuð með það að leiðarljósi að uppfylla kröfur sem íslensk stjórnvöld hafa sett fram um stafrænt pósthólf stjórnvalda á Ísland.is.  Einnig er búið að samþykkja innleiðingaráætlun fyrir öll ráðuneyti og undirstofnanir, þar sem tímaplan er fyrir hvenær æskilegt að er að stofnanir hefji deilingu ganga til Ísland.is.

Tenging GoPro Foris skjala- og málakerfisins við pósthólf á Ísland.is uppfyllir þarfir stofnana um að deila skjölum beint úr GoPro Foris í pósthólf á Ísland.is á einfaldan og þægilegan máta. Lausnin heldur utan um rekjanleikja og skjölun á öllu sem viðkemur birtingu skjala í pósthólfinu; hver deildi með hverjum og hvenær.

Gögnin eru birt með sannarlegum hætti hjá móttakanda, sem auðkennir sig og getur þá nálgast þessi gögn í sínu pósthólfi hjá Ísland.is.

Við munum segja nánar frá þessari lausn og fleirum á ráðstefnunni og hvetjum okkar viðskiptavini til að mæta.

Tenging við pósthólf á Ísland.is

/in , ,

Á síðasta ári voru samþykkt lög um stafrænt pósthólf í miðlægri þjónustugátt stjórnvalda. Með þeim er fest í sessi sýn stjórnvalda um að meginboðleið samskipta við einstaklinga og lögaðila verði stafræn og miðlæg á einum stað, gegnum stafrænt pósthólf á Ísland.is. Einnig er búið að samþykkja aðgerðaráætlun um innleiðingu fyrir öll ráðuneyti og undirstofnanir, þar sem tímaplan er fyrir hvenær æskilegt að er að stofnanir hefji deilingu ganga til Ísland.is.

Hugvit hefur brugðist við og þróað nýja tengilausn sem uppfyllir þarfir okkar viðskiptavina um að deila skjölum beint úr GoPro Foris í pósthólf á Ísland.is á einfaldan og þægilegan máta. Lausnin styður við deilingu gagna og heldur utan um rekjanleikja og skjölun á öllu sem viðkemur þessari deilingu; hver sendi hverjum og hvenær.

Þessi lausn gerir notendum kleift að deila skjölum beint úr GoPro Foris í pósthólf á Ísland.is. Gögnin eru birt með sannarlegum hætti hjá móttakanda, sem auðkennir sig og getur þá nálgast þessi gögn í sínu pósthólfi hjá Ísland.is. Þetta er ígildi þess að senda ábyrgðarbréf til einstaklings eða lögaðila.

Þessi lausn skapar gríðarlegt hagræði og eykur öryggi í útsendingu á bréfum og skjölum til málsaðila. Endilega hafið samband til að bæta þessari lausn við GoPro Foris. Við stillum upp öruggum samskiptum við pósthólfið og tryggjum tengingu milli stofnunar og Ísland.is.

Microsoft Teams og GoPro Foris

/in

Mörg fyrirtæki og stofnanir eru farin að nota Microsoft Teams í auknu mæli fyrir samvinnu í verkefnum og skjölum, bæði fyrir innanhúss verkefni, en einnig er hægt að stofna Teams svæði fyrir samvinnu þvert á stofnanir. Það er mjög mikilvægt að þau skjöl og ákvarðanir sem teknar eru á þessum Teams svæðum (rásum) séu skjöluð í samræmi við reglur opinberra stofnana um rafræna skjalavörslu.

Því hefur Hugvit nú þróað lausn þar sem einfalt er að tengja Teams rásir beint við mál sem gerir það að verkum að einfalt er fyrir notendur að vista skjöl og spjall í GoPro Foris með einum músasmelli. Lausnin byggir á viðbótar Add-In sem sett er upp í Teams og tengir Teams og GoPro Foris saman.

Skjalastjórar hafa haft nokkrar áhyggjur af þessari þróun Teams svæða, þar sem skjölin þurfa að vera í skjalakerfinu, en mega ekki daga uppi á hinum ýmsu Teams svæðum. Sérstaklega á þetta við um opinberar stofnanir sem að eru jafnvel að vinna saman á þessum svæðum og skjölin þurfa að enda í skjalakerfinu.

Teams samþættingin í GoPro Foris er þægileg viðbót sem að leysir þessa þörf og styður auk þess við kröfur Þjóðskjalasafns Íslands til skilaskyldra aðila. Hér eru meiri upplýsingar um þessa lausn sem aðgengileg er í nýjustu útgáfu af GoPro Foris.

Nýjungar í GoPro Foris og Casedoc kynntar

/in

Fjölmenn kynning á nýjungum

Ánægjulegt var hve margir höfðu tækifæri að mæta á kynningu hjá Hugvit á nýjungum í lausnamegni GoPro Foris. Á annað hundrað gesta fengu kynningu í Hugviti og/eða á fjarfundi á Teams þar sem kynntar voru nýjungar í GoPro Foris og Casedoc.

Á meðal þess sem kynnt var voru nýjar tengilausnir sem hægt er að bæta við GoPro Foris, þar má nefna:

  • Rafræna undirskriftarlausn með samþættingu við Dokobit eða Taktial
  • Samþættingu við MS Teams og samvinnu í skjölum MS OneDrive
  • Örugga deilingu gagna í GoPro Foris þjónustugáttina eða Signet Transfer

Allar þessar lausnir eru útfærðar svo vinnsla sé skilvirk og vel samþætt fyrir notandann í viðmóti GoPro Foris. Það kann að vera að þessar lausnri getir aukið skilvirni í þínum rekstir og sé vert að skoða að bæta við þessu einingum við GoPro Foris uppsetingu hjá þér.

Einnig kynntum við Casedoc, sem er dómstólalausn Hugvits sem byggir á GoPro Foris grunntækninni, en auk þess er lausnin með sérstakt viðmót og alla ferla fyrir umsjón með dómssýslu, tengir saman alla aðila máls, fundasali dómstóla og birtingu dóma á vefnum.

Stjórnarráðið velur GoPro Foris fyrir alla sína starfsemi

/in

Skrifað hefur verið undir samning um kaup ráðuneytanna á nýju mála- og samskiptakerfi byggt á GoPro Foris, frá Hugvit hf.

Þessi kaup eru í framhaldi af umfangsmiklu útboðsferli á EES svæðinu á nýju mála- og samskiptakerfi, sem bæði innilendir og erlendir aðilar tóku þátt í

Viktor Jens Vigfússon framkvæmdastjóri Umbru og Ólafur Daðason framkvæmdastjóri Hugvits

Hið nýja kerfi mun byggja á GoPro Foris upplýsingakerfinu, en það kerfi hefur verið í þróun undanfarin áratug. GoPro Foris kerfið er íslenskt og er eitt stærsta þróunarverkefni íslensks hugbúnaðarfyrirtækis. Lausnin sem um ræðir er umfangmikil og felur í sér skjala- og málavinnslu ásamt fundakerfi fyrir ráðuneyti og Ríkistjórn Íslands. Einnig mun lausnin ná til lykil ferla, tengingar við Microsoft 365 lausnir eins og Office og Teams, auk samþættingar við önnur lykil kerfi stjórnsýslunnar.

Lausnin er eitt af mörgum púslum í stafrænni vegferð hins opinbera þar sem upplýsingakerfi eru uppfærð með það að markmiði að bæta skilvirkni og þjónustu við almenning, en á sama tíma styðja við lög- og reglugerðir sem snúa að stjórnsýslu og mála- og skjalastjórnun.

„Það er okkur hjá Hugvit mikill heiður að fyrirtækið hafi verið valið í kjölfar af svo umfangsmikils valferils og jafnframt spennandi fyrir starfsfólk Hugvits að fá að vera þáttakandi í þeirri framsæknu stafrænu vegferð sem Stjórnarráðið er í um þessar mundir og vinna þannig að framtíðar lausnum fyrir opinberra stjórnsýslu“

segir Jón Alvar Sævarsson Sölu- og markaðsstjóri Hugvits.