Posts

Rafræn skjalakerfi mikilvæg á eldfjallaeyjunni Íslandi

Eldgos eru tíð og hluti af þeirri náttúru sem Íslendingar búa við. Gosið hefur ýmis áhrif og þar hefur verið bent á hættu á gasmengun, en fáir hafa gert sé grein fyrir því að gasmengun getur haft áhrif á skjalasöfn sem varðveitt eru á pappír. Þjóðskjalasafnið benti á í Skjalafréttum nýlega að brennisteinsdíoxíð getur hvarfast við raka í andrúmsloftinu og myndað efnasambönd sem hafa skaðleg áhrif á pappír.

Það má því segja að nú sé enn meiri ástæða fyrir stofnanir og fyrirtæki að huga að inleiðingu á rafrænu skjalakerfi. GoPro Foris skjala-, verkefna- og málakerfið er lausn fyrir fyrirtæki og stofnanir sem þurfa að halda utan um mikið magn upplýsinga og uppfyllir skjalakerfið einnig lagalegar skyldur um skjalastjórn og skjalavörslu. Skjöl og samskipti eru tengd við mál eða verkefni þannig að allar upplýsingar eru í samhengi og veitir skjalakerfið því gott yfirlit yfir mál og samskipti við viðskiptavini.

GoPro Foris Skjalakerfið er samþætt Office365 og eru öll sniðmát í kerfinu byggð á MS Office og er þétt samþætting við Outlook sem og önnur kerfi sem tengjast sýn á viðskiptavini. Stuðningur er við rafrænar undirskriftir sem gerir notendum kleift að hafa nær öll samskipti rafræn.

Lausnin er í boði í ISO 27001 vottaðri kerfisleigu Hugvits og því fljótlegt að taka hana í notkun. Öll leyfi, hýsing og vöktun á kerfinu er innifalin í mánaðagjaldi og Hugvit sér um rekstur kerfisins í samvinnu við sína viðskiptavini.

Hafðu samband og starfsfólk Hugvit veitir nánari upplýsingar um GoPro Foris sem skjalakerfið sem og aðrar lausnir eins og samningakerfi, fundakerfi, gæðakerfi sem geta allar tengst við þann grunn sem mála- og skjalakerfið er.

GoPro afhendir vörsluútgáfu

GoPro afhenti á dögunum fyrstu vörsluútgáfu á skjalavörslukerfi samkvæmt nýjum ADA staðli til Þjóðskjalasafns Íslands. Löng vegferð býr að baki þessari afhendingu og mikil þróun. Í kjölfar þess héldum við morgunfund með skjalastjórum til að ræða ferlið við rafræn skil vörsluútgáfu.

Rafræn skil

Rafræn skil

Húsfylli var á fundinum og þökkum við þann mikla áhuga sem sýndur var. María Hjaltalín rakti ferlið við undirbúning og framkvæmd skila. Ásta H. Ásólfsdóttir, tækniþróunarstjóri GoPro Foris lausnarinnar, lýsti auk þess nýjungum sem styðja við þessa vinnu.

Fulltrúi frá Þjóðskjalasafni Íslands tók við spurningum skjalastjóra sem sneru beint að Þjóðskjalasafni, og þökkum við S. Andreu Ásgeirsdóttur kærlega fyrir komuna.

Eins og fram kom á fundinum er þetta metnaðarmál bæði skilaskyldra aðila, Þjóðskjalasafns og okkar hjá Hugviti. Við höldum nú ótrauð áfram með rafræn skil með góða reynslu og mikilvæg verkfæri í pokahorninu.

Finnið okkur á IRMA ráðstefnunni!

Hugvit verður á haustráðstefnu IRMA, Félags um skjalastjórn á Íslandi, næstkomandi föstudag 13. október.

Við hlökkum til að eiga góðan dag í umræðu um faglega skjalastjórn, tækifærin sem felast í notkun staðla, og mikilvægi þess að halda í gott vinnu umhverfi. Við hvetjum ráðstefnugesti til að líta við á básinn okkar og sjá GoPro Foris – nýja viðmótið okkar!

 

Hvað þarf til fyrir rafræn skil til Þjóðskjalasafns Íslands?

Margar stofnanir hefja nú undirbúning að rafrænum skilum til Þjóðskjalasafns Íslands. Þetta er oft viðamikið og vandasamt verkefni. Við buðum því skjalastjórum opinberra stofnana sem nota GoPro fyrir .NET á morgunverðarfund til okkar síðastliðinn fimmtudag, til að skoða þessi málefni.

Við fengum kynningu á ferli rafrænna skila frá Þjóðskjalasafni Íslands, dæmi um rafrænt umhverfi frá Einkaleyfastofu og svo kynningu á Skilalausn Hugvits. Það er ljóst að þetta er málefni sem skjalastjórar hafa mikinn áhuga á, enda til mikils að vinna.

Við þökkum góðar undirtektir og vonum að allir hafi gengið út með skýrari sýn á undirstöður rafrænnar skjalavörslu.

Rafræn skil til Þjóðskjalasafns Íslands

Hvað felst í rafrænum skilum?

Opinberum stofnunum og öðrum skilaskyldum aðilum ber skylda til að skila gögnum sínum til Þjóðskjalasafns Íslands. Í dag fara þessi skil að miklu leyti fram á pappír, þó svo að tæknin til rafrænna skila sé í boði. Rafræn skil gefa kost á að skila á þessum gögnum á rafrænu formi og draga þar með stórlega úr notkun og vörslu gagna á pappír.

Allar þær stofnanir sem hafa fengið samþykki Þjóðskjalasafns Íslands fyrir rafrænum skilum í dag eru að nota GoPro mála- og skjalastjórnunarkerfið. Þetta eru metnaðarfullar stofnanir sem eru leiðandi í skjalastjórn á Íslandi, svo sem Fjármálaeftirlitið og Iðnaðarráðuneytið, sem nú fellur undir Atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytið.

Kostir þess að flytja skil yfir á rafrænt form eru augljósir, en þar má nefna umtalsverða sparnaðar- og hagræðingarmöguleika, vistvænna verklag og auðveldara aðgengi að gögnum. Sú vinna og kostnaður sem innleiðing nýs verklags krefst getur hinsvegar hægt á framvindu skiptanna. Hugvit hf býður upp á sérstaka ráðgjafaþjónustu fyrir þessi atriði, en við höfum aflað okkur dýrmætrar reynslu í slíkum innleiðingum. Margt þarf að athuga, enda eru skilaskyldar stofnanir oft að vinna með mikilvæg og viðkvæm gögn.

Sækja þarf um leyfi Þjóðskjalasafns fyrir rafrænum skilum. Við meðhöndlun slíkrar umsóknar þarf að athuga kerfið sem er í notkun, sérlausnir og ýmis atriði í verklagi stofnunarinnar. GoPro hefur nú þegar fengið samþykki sem mála- og skjalastjórnunarkerfi í umsóknum framsækinna stofnana. Því getum við staðfest að kerfi okkar mætir þeim kröfum sem gerðar eru til mála- og skjalastjórnunarlausna fyrir rafræn skil, en endanlegt samþykki umsóknar byggir að sjálfsögðu á fleiri þáttum.

Rafræn skil eru, að okkar mati, eitt mikilvægasta verkefnið í skjalastjórnun í dag. Ráðgjafar Hugvits eru alltaf tilbúnir til þess að skoða þessi mál og aðstoða við innleiðingu kerfis sem mætir bæði ströngum kröfum samtímans og upplýsingaþörf framtíðar.

Kynntu þér málið og fáðu kynningu á Skilalausn okkar í dag.

Skjalastjórar heimsækja Hugvit

Skjalastjórar ráðuneytanna komu í heimsókn til Hugvits í síðustu viku og kynntu sér nýjungar í GoPro. Meðal annars fengu þau ítarlega kynningu á Skilalausninni í GoPro, sem er fullbúin vara fyrir skil til Þjóðskjalasafns Íslands. Við höfum fjallað nánar um Skilalausnina og mikilvægi rafrænna skila hér.

Hugvit hefur unnið náið með ráðuneytunum við að undirbúa rafræn skil til Þjóðskjalasafns Íslands og hefur eitt ráðuneyti nú þegar skilað rafrænt inn til ÞÍ. Framundan eru sambærilegar kynningar fyrir skjalastjóra opinberra stofnanna í maí.