Einföld fundastjórnun í fundakerfi GoPro Foris

GoPro Foris fundakerfið heldur utan um fundi frá undirbúningi til lokaskjölunar á einfaldan hátt.

Fundakerfið er bæði ætlað fyrir stjórnarfundi þar sem ytri notendur fá aðgang sem og fyrir reglubundna fundi, svo sem nefndarfundi og deildafundi. Hægt er að stilla upp sérstöku nefndarkerfi fyrir þá viðskiptavini sem á því þurfa að halda.

Þegar fundastjóri setur fund á dagskrá í fundakerfinu, er send út sjálfvirk fundadagskrá með þeim liðum sem eru á dagskrá ásamt skjölum fundarins, þannig að fundagestir geti kynnt sér málefni næsta fundar. Rafrænar samþykktir fundagesta styðja við rekjanleikja ákvaðanna.

Með fundakerfinu fá fundagestir aðgang að öllum fundum sem eru á dagskrá, sem og þeim fundum og fundagerðum sem búið er að vista í kerfinu. Öll gögn og fundargerðir eldri funda eru aðgengileg og sjá má yfirlit komandi funda í fundakerfinu.

Fundakerfið er samþætt við GoPro Foris skjala- og málakerfið. Þetta hefur ýmsa kosti í för með sér, til dæmis er hægt að merkja mál og skjöl fyrir ákveðna fundi, nýta leitarmöguleika og aðra virkni kerfisins. Þannig samnýtast þessi kerfi mjög vel.

Hafðu samband í síma 510 3100 (sala@hugvit.is) ef þú vilt frá frekari upplýsingar, tilboð eða kynningu á GoPro Foris fundakerfinu.

Hér getur þú séð meiri upplýsingar um fundakerfið.

Viðbragðsáætlun vegna Covid 19 vírusins

Í ljósi þeirrar áhættu sem stafar af COVID-19 vírusnum vill Hugvit upplýsa alla viðskiptavini um viðbragðsáætlun okkar sem fellur undir ISO 27001: 2013. Við höfum gert sérstakar ráðastafanir sem fela í sér eftirfarandi ráðstafanir:

Starfsmenn sem sýna merki um einkenni sem tengjast COVID-19 eða hafa verið í nánu líkamlegu sambandi við einhvern sem sýnir einkenni þurfa að starfa að heiman í 14 daga í samræmi við viðbragðsáætlun stjórnvalda.

Aðrar ráðstafanir eru eftirfarandi:

  • Við tryggjum að lykilstarfsmenn hafi aðgang að viðeigandi, öruggum búnaði heima og hafi nauðsynlegan aðgang til að sinna skyldum sínum að heiman.
  • Skipaður hefur verið varamaður fyrir alla lykilstarfsmenn innan fyrirtækisins.
  • Við höfum komið fyrir auka hreinsiefni og handspritti á skrifstofum fyrirtækisins og aukið þrif á skrifstofum okkar.
  • Við munum forgangsraða notkun á netfundum og þjónustu á netinu í daglegri starfsemi.
  • Við erum að innleiða nýjar ferðareglur, stöðva ferðalög til áhættusvæða og fjögurra daga dvöl heima fyrir er skilyrði fyrir starfsmenn sem snúa aftur úr ferðalögum.

Hugvit / GoPro er með starfsemi í nokkrum löndum og mun flytja vinnuálag á milli skrifstofa eftir þörfum hverju sinni til að tryggja þjónustustig og framboð starfsfólks.

Ef COVID-19 mun hafa veruleg áhrif á viðskipti okkar munum við uppfæra þessar upplýsingar eftir þörfum á vefsíðum okkar www.gopro.net og www.hugvit.is

GoPro Foris – Skjalavarsla fyrir GDPR

Mörg fyrirtæki, bæði tryggingarfyrirtæki, bankar og lögfræðistofur nota GoPro til að halda utan um skjöl, samninga og önnur gögn þar sem mikilvægt er að hafa persónuverndarlöggjöfina í fyrirrúmi. Rekjanleiki samskipta, útgáfustýring skjala- og samninga er virkni sem GoPro býður upp á og gerir þessum fyrirtækjum kleift að styðja við örugg vinnubrögð í skjala- og samningavinnslu.

GoPro er með nýja virkni sem styður við persónuverndarlöggjöfina, en hægt er að GDPR merkja gögn og fletta upp einstaklingum og upplýsingum um þá á einfaldan og fljótlegan hátt.

Lögfræðideildir alþjóðlegra banka bæði á Íslandi og á Norðurlöndunum nota GoPro til að halda utan um alla meðhöndlun, aðgangsstýringu og útgáfustýringu samninga og skjala. Kerfið styður líka við notkun Kínamúra milli deilda og rekjanleiki allra aðgerða er skjalaður og skráðu, svo hægt er að sjá nákvæmlega hver gerði hvað og hvenær inni í kerfinu.

Gleðilega hátíð!

Við óskum viðskiptavinum okkar og samstarfsmönnum gleðilegrar hátíðar og farsæls komandi árs.

Við þökkum gott samstarf og hlökkum til að sjá ykkur á komandi ári.

Reykjavíkurborg velur upplýsingastjórnunarkerfi frá Hugviti

Það er mikil viðurkenning fyrir Hugvit að Reykjavík hafi valið okkur til að innleiða  nýtt upplýsingastjórnunarkerfi, í kjölfar útboðs á evrópska efnahagssvæðinu.

Við hjá Hugviti erum stolt af því að vera valið úr hópi þeirra sex fyrirtækja sem tóku þátt i þessu umfangsmikla og ítarlega 18 mánaða matsferli.

Reykjavíkurborg setti fram heilstæðar og framsæknar kröfur til nýs upplýsingastjórnarkerfi sem gerir miklar kröfur til hugbúnaðar og kallar á nýjustu tækni við að leysa á einfaldan og skilvirkan hátt fjölþættar  þarfir hina ýmsu sviða borgarinnar.

Hugvit hefur lagt mikið í þróun á nýrri línu af hugbúnaði undanfarin ár, sem lausnamengi borgarinnar verður byggt á. Lausnamengi sem snýr meðal annars að mála-, verkefna-, skjala- og ferlastjórnun auk innleiðingu á gæða-, funda- og samningalausnum.

Kerfið, sem hefur fengið nafnið Hlaðan, er umfangsmikið og nær til flestra sviða borgarinnar. Samningurinn er til 10 ára og hljóðar upp á tæpar 970 milljónir. Gert er ráð fyrir að fyrsti hluti uppsetningar hefjist í byrjun næsta árs.

„Þessi samningur er mikil viðurkenning á tækni sem við höfum þróað, sem og faglegri getu starfsfólks Hugvits. Við óskum Reykjavíkurborg til hamingju með þennan áfanga og við hlökkum til samstarfsins og þess að innleiða og þjónusta nýjar lausnir fyrir starfsemi borgarinnar“ segir Jón Alvar Sævarsson, sölu og markaðsstjóri Hugvits.

GoPro fyrir persónuvernd – GDPR

GoPro Foris lausnirnar eru hannaðar með innbygða og sjálfgefna persónuvernd (e. privacy by design) að leiðarljósi og var þessari virkni bætt við í GoPro lausnirnar þegar ný persónverndarlög voru tekin í gildi.

Ef þú ert að velta fyrir þér að innleiða lausnir sem styðja og mæta áskorunum vegna regugerðar Evrópusambandsins um persónuvernd (e. GDPR) hafðu þá samband og við aðstoðum.

Þetta eru þættir eins og:

  • skipulag, rétt skráning og yfirsýn gagna
  • lágmörkun skráningar á persónugreinalegum gögnum
  • leynd og aðgangur að upplýsingum með aðgangsstýringu
  • leit, eyðing og síun á gögn
  • örugg deiling gagna
  • að veita einstaklingi aðgengi að sínum gögnum
  • rekjanleiki til að auðveldar eftirlit

Upplýsingakerfi eru lykilþáttur í hlýtni við ný persónuverndarlög. Allt þetta eru atrið sem lausnamengi GoPro Foris getur aðstoðað með og auðveldað fyrirtækjum og stofnunum að uppfylla kröfur um persónuvernd.

Endilega smelltu hér ef þú vilt frekari upplýsingar.

Er komin tími til að uppfæra?

Fyrir viðskiptavini sem ekki hafa uppfært síðasta árið, þá gæti verið komin tími á að skoða hvað er nýtt í lausnamengi Hugvits. GoPro Foris 19.1 er nýjasta útgáfa af Foris lausamenginu, en síðustu tvær útgáfu hafa að geyma fjölmargar uppfærslur og nýjungar sem geta hentað starfsemi þíns fyrirtækis.

Meðal þess sem er nýtt eru meðal annars lausnir fyrir skjalastjóra sem einfalda yfirferð gagna fyrir skjalaumsjón, gerð vörsluútgáfu, geymsluskrár og stuðningur við reglur 85/2018 frá Þjóðskjalasafni.

Auk  þess hafa viðbótarlausnir sem hægt er að bæta við GoPro Foris verið uppfærðar og mikið af nýjungum er nú í Fundakerfi, Samningakerfi og Gæðakerfi. Þessar lausnir eru allar samþættar við GoPro og einfalda því vinnuumhverfi notanda til muna þegar nota þarf fleiri en eina lausn.

Ef þú ert ekki með nýlega útgáfu af lausnum, þá er starfsfólk Hugvit ávallt tilbúið að meta hvort æskilegt er að uppfæra eða jafnvel skoða kosti þess að færa kerfið yfir í Kerfisleigu. Hafðu samband við Hugivt með því að senda póst á söludeild Hugvits.

Námskeið haustið 2019

Hugvit býður upp á almenn námskeið og námskeið fyrir umsjónarmenn í hverjum mánuði. Vegna mikillar eftirspurnar hefur verið bætt við námskeiðum á haustönn og í janúar.  Auk almenna grunnnámskeiða og námskeiða fyrir umsjónarmenn hefur verið bætt við nýju námskeiði sem er sérstaklega ætlað skjalastjórum.

Frekari upplýsingar má sjá hér

Auk þess er að sérpanta námskeið fyrir minni eða smærri hópa.

Hugvit notar PRINCE2 og Agile aðferðafræði

Hjá hugviti starfa faglærðir verkefnastjórar með margra ára reynslu í verkefnefnastjórnun, þeir hafa komið að rekstri hugbúnaðarverkefna bæði hérlendis sem og erlendis þar sem þeir hafa stýrt stórum alþjóðlegum verkefnum og innleiðingu á GoPro lausnum fyrir fjölbreytta starfsemi hjá okkar viðskiptavinum.

Hugvit hefur um langt skeið notað PRINCE2 aðferðafræðina (Projects IN Controlled Environments) við verkefnastjórnun og innleiðingu á sínum viðskiptalausnum fyrir fyrirtæki og stofnanir. PRINCE2 á rætur sínar að rekja til Bretlands og hefur meðal annars það markmið að verja viðskiptavini fyrir áföllum í innleiðingarferlinu.

PRINCE2 aðferðafræðin er notuð sem regnhlíf yfir verkefni hjá Hugviti og þá skjölun sem nauðsynleg er verkefnum og innleiðingu. Hjá Hugviti er hún samþætt á ákveðinn hátt við Agile aðferðafræðina við þróun GoPro kjarnahugbúnaðar, með það að markmiði að hámarka þekkingu innan þróunarteyma. Þetta er aðferðafræði sem hefur reynst vel hjá Hugviti og eru keyrðir Scrum fundir daglega hjá þróunarteymum Hugvits með það að markmiði þróa notendavænar hugbúnaðarlausnir.

Gleðilega hátíð!

Við óskum viðskiptavinum okkar og samstarfsmönnum gleðilegrar hátíðar og farsæls komandi árs.

Við þökkum gott samstarf og hlökkum til að sjá ykkur á komandi ári.