Greinar um allt sem viðkemur upplýsingastjórnun og hugbúnaði

Microsoft Teams og GoPro Foris

/in

Mörg fyrirtæki og stofnanir eru farin að nota Microsoft Teams í auknu mæli fyrir samvinnu í verkefnum og skjölum, bæði fyrir innanhúss verkefni, en einnig er hægt að stofna Teams svæði fyrir samvinnu þvert á stofnanir. Það er mjög mikilvægt að þau skjöl og ákvarðanir sem teknar eru á þessum Teams svæðum (rásum) séu skjöluð í samræmi við reglur opinberra stofnana um rafræna skjalavörslu.

Því hefur Hugvit nú þróað lausn þar sem einfalt er að tengja Teams rásir beint við mál sem gerir það að verkum að einfalt er fyrir notendur að vista skjöl og spjall í GoPro Foris með einum músasmelli. Lausnin byggir á viðbótar Add-In sem sett er upp í Teams og tengir Teams og GoPro Foris saman.

Skjalastjórar hafa haft nokkrar áhyggjur af þessari þróun Teams svæða, þar sem skjölin þurfa að vera í skjalakerfinu, en mega ekki daga uppi á hinum ýmsu Teams svæðum. Sérstaklega á þetta við um opinberar stofnanir sem að eru jafnvel að vinna saman á þessum svæðum og skjölin þurfa að enda í skjalakerfinu.

Teams samþættingin í GoPro Foris er þægileg viðbót sem að leysir þessa þörf og styður auk þess við kröfur Þjóðskjalasafns Íslands til skilaskyldra aðila. Hér eru meiri upplýsingar um þessa lausn sem aðgengileg er í nýjustu útgáfu af GoPro Foris.

Nýjungar í GoPro Foris og Casedoc kynntar

/in

Fjölmenn kynning á nýjungum

Ánægjulegt var hve margir höfðu tækifæri að mæta á kynningu hjá Hugvit á nýjungum í lausnamegni GoPro Foris. Á annað hundrað gesta fengu kynningu í Hugviti og/eða á fjarfundi á Teams þar sem kynntar voru nýjungar í GoPro Foris og Casedoc.

Á meðal þess sem kynnt var voru nýjar tengilausnir sem hægt er að bæta við GoPro Foris, þar má nefna:

  • Rafræna undirskriftarlausn með samþættingu við Dokobit eða Taktial
  • Samþættingu við MS Teams og samvinnu í skjölum MS OneDrive
  • Örugga deilingu gagna í GoPro Foris þjónustugáttina eða Signet Transfer

Allar þessar lausnir eru útfærðar svo vinnsla sé skilvirk og vel samþætt fyrir notandann í viðmóti GoPro Foris. Það kann að vera að þessar lausnri getir aukið skilvirni í þínum rekstir og sé vert að skoða að bæta við þessu einingum við GoPro Foris uppsetingu hjá þér.

Einnig kynntum við Casedoc, sem er dómstólalausn Hugvits sem byggir á GoPro Foris grunntækninni, en auk þess er lausnin með sérstakt viðmót og alla ferla fyrir umsjón með dómssýslu, tengir saman alla aðila máls, fundasali dómstóla og birtingu dóma á vefnum.

Stjórnarráðið velur GoPro Foris fyrir alla sína starfsemi

/in

Skrifað hefur verið undir samning um kaup ráðuneytanna á nýju mála- og samskiptakerfi byggt á GoPro Foris, frá Hugvit hf.

Þessi kaup eru í framhaldi af umfangsmiklu útboðsferli á EES svæðinu á nýju mála- og samskiptakerfi, sem bæði innilendir og erlendir aðilar tóku þátt í

Viktor Jens Vigfússon framkvæmdastjóri Umbru og Ólafur Daðason framkvæmdastjóri Hugvits

Hið nýja kerfi mun byggja á GoPro Foris upplýsingakerfinu, en það kerfi hefur verið í þróun undanfarin áratug. GoPro Foris kerfið er íslenskt og er eitt stærsta þróunarverkefni íslensks hugbúnaðarfyrirtækis. Lausnin sem um ræðir er umfangmikil og felur í sér skjala- og málavinnslu ásamt fundakerfi fyrir ráðuneyti og Ríkistjórn Íslands. Einnig mun lausnin ná til lykil ferla, tengingar við Microsoft 365 lausnir eins og Office og Teams, auk samþættingar við önnur lykil kerfi stjórnsýslunnar.

Lausnin er eitt af mörgum púslum í stafrænni vegferð hins opinbera þar sem upplýsingakerfi eru uppfærð með það að markmiði að bæta skilvirkni og þjónustu við almenning, en á sama tíma styðja við lög- og reglugerðir sem snúa að stjórnsýslu og mála- og skjalastjórnun.

„Það er okkur hjá Hugvit mikill heiður að fyrirtækið hafi verið valið í kjölfar af svo umfangsmikils valferils og jafnframt spennandi fyrir starfsfólk Hugvits að fá að vera þáttakandi í þeirri framsæknu stafrænu vegferð sem Stjórnarráðið er í um þessar mundir og vinna þannig að framtíðar lausnum fyrir opinberra stjórnsýslu“

segir Jón Alvar Sævarsson Sölu- og markaðsstjóri Hugvits.

Örugg deiling gagna úr GoPro Foris

/in

Hægt er að deila gögnum á öruggan hátt beint úr GoPro Foris skjala- og málakerfinu í ytri gáttir. Bæði er hægt að deila gögnum með þjónustugátt GoPro Foris, en einnig er hægt gera það beint með SignetTransfer viðbót sem bætt er við kerfið. Þetta er mjög fljótleg og þægileg leið til að deila gögnum með ytri aðilum á öruggan hátt. Hægt er að gera þetta við öll skjöl sem eru í  GoPro Foris skjala- og málakerfinu.

Þetta er traust ferli sem gerir notendum kleift að sækja gögn og hlaða þeim niður eftir að hafa auðkennt sig með rafrænum skilríkum. Á leið sinni yfir Netið eru gögnin dulkóðuð þannig að viðtakandi er sá eini sem getur opnað þau. Þegar gögnunum deilt með SignetTransfer er þeim eytt eftir að viðkomandi hefur sótt þau.

Eftir innleiðingu nýju persónuverndarlaganna hefur áhersla á varðveitingu og deilingu gagna verið í þessa áttina, þ.e. að vera ekki að geyma gögn að óþörfu á svæðum hér og þar.

Þessar tvær leiðir til að deila gögnum eru bæði öruggar, hagkvæmar, fljótvirkar og umhverfisvænar og spara bæði pappír og óþarfa flutningskostnað.

Hafðu samband við söludeild Hugvits (sala@hugvit.is) til að fá frekari upplýsingar um þessar lausnir – Sími 510 3100.

Framtakssjóðurinn Horn IV fjárfestir í GoPro

/in

Framtakssjóðurinn Horn IV slfh. hefur gengið frá kaupum á 35% hlut í hugbúnaðarfyrirtækinu GoPro ehf. Með kaupunum eru annars vegar keyptir hlutir af núverandi hluthöfum og hins vegar með útgáfu nýs hlutafjár og verður Horn IV stærsti einstaki hluthafi félagsins eftir kaupin. Fjármagnið sem kemur inn í félagið mun nýtast félaginu við uppbyggingu, þ.m.t. uppbyggingu sölu- og markaðsstarfs á alþjóðlegum mörkuðum og fyrir nýjar lausnir félagins sem hafa verið í þróun undanfarin ár. Fyrirtækið hefur verið rekið með hagnaði og er eitt fárra fyrirtækja sem hefur verið á lista Creditinfo yfir fyrirmyndarfyrirtæki frá upphafi.

GoPro er í grunninn tvö íslensk hugbúnaðarfyrirtæki; Hugvit hf. og Canalix ehf. Bæði fyrirtækin þróa og selja hugbúnað fyrir mála- og skjalastjórnun, hvort á sínu sviði. Hugvit einbeitir sér að þróun skýjalausna fyrir millistór fyrirtæki, stofnanir og sveitafélög, hérlendis og erlendis en Canalix að reglustýrðum ferlum fyrir stórar stofnanir, eingöngu fyrir erlendan markað. GoPro félögin eru með rúmlega 60 starfsmenn í 5 löndum og viðskiptavini í 8 löndum.

Horn IV er nýr framtakssjóður í rekstri Landsbréfa sem hóf starfsemi á síðasta ári. Sjóðurinn er 15 ma. kr. að stærð og eru kaupin fyrsta fjárfesting sjóðsins en fjárfestingartímabil hans er til loka júlí árið 2025.

„Kaup Horns IV á kjölfestuhlut í GoPro er afar ánægjuleg og mikilvæg félaginu. Með því fjármagni sem kemur inn í félagið mun því gefast kostur á að sækja fram og hraða uppbyggingu og umbreytingu félagsins og lausna þess fyrir skýið. Við höfum í gegnum árin leitast við að þróa lausnir í samstarfi við innlenda viðskiptavini og sækja fram með þær erlendis. Þetta er líkan sem gagnast ekki bara okkur heldur einnig okkar viðskiptavinum, auk þess sem það skapar verðmæti fyrir þjóðarbúið. Við munum nú m.a. horfa til aukinnar sóknar á erlendan markað með lausn fyrir dómstóla og tengda starfsemi sem við höfum undirbúið undanfarið“,

segir Ólafur Daðason, framkvæmdastjóri og einn stofnanda GoPro.

„Við erum mjög spenntir fyrir þessari nýju fjárfestingu. Félagið er mjög vel rekið með sterka stjórnendur og afburða starfsfólk. Reynsla starfsmanna ásamt einstaklega öguðum ferlum og vottunum mun nýtast í þeirri sókn sem fyrirtækið ætlar í á erlenda markaði. Við höfum trú á þeim vörum sem búið er að þróa innan fyrirtækisins og teljum þær eiga fullt erindi á erlenda markaði“

segja Hermann Már Þórisson og Steinar Helgason, framkvæmdastjórar Horns IV.

 

Mynd:
Steinar Helgason, framkvæmdastjóri Horn IV
Berglind Halldórsdóttir, sjóðsstjóri Horn IV
Hermann Már Þórisson, framkvæmdastjóri Horn IV
Ólafur Daðason, framkvæmdastjóri GoPro
Helga Ingjaldsdóttir, fjármálastjóri og stjórnarmaður GoPro

Hugvit fær vottun um gagnaöryggi

/in

Hugvit hefur um nokkurra ára skeið verið með alþjóðlega vottun sem snýr að gagnaöryggi, þetta er Cyber Essentials vottunin.

Nú nýlega gengum við í gegnum vottunarferli til að uppfylla þennan staðal.

Cyber ​​Essential vottunin snýr að því að uppfylla þarf kröfur um gagnaöryggi eldveggja, internetsins, öryggisstillinga, aðgangsstýringa og fleiri öryggisþátta sem koma að stjórnun og rekstri tölvukerfa, þar með talið farsíma og snjalltækja.

Þessi vottun er þróuð fyrir breska stjórnsýslu og iðnað, til að skapa traustan og öruggan grunn að auknu gagnaöryggi hjá hinu opinbera og draga úr hættu á tölvuárásum.

Með því að uppfylla Cyber ​​Essentials staðalinn hefur Hugvit stigið mikilvægt skref til að tryggja gagnaöryggi í GoPro lausnum hjá viðskiptavinum sínum.

Nánari upplýsingar um Cyber Essential vottunina er að finna hér.

Rafrænar undirskriftir – Bætt þjónusta og meira öryggi

/in

Með innleiðingu rafrænna undirskrifta er hægt að færa sig frá hefðbundnum undirskriftum skjala, með tilheyrandi skönnun á gögnum, biðtíma og sendingum á skjölum fram og til baka milli aðila, yfir í einfalt undirritunarferli í GoPro Foris. Þannig gera rafrænar undirskriftir ferla skilvirkari og öruggari.

Skilvirkari undirritun

Rafræn undirritun skjala í GoPro Foris felur í sér meira öryggi, þar sem allar breytingar á skjali, saga skjalsins og rekjanleiki er sýnilegur. Rafrænar undirskrift eru einnig mun öruggari, þar sem hún er tengd rafrænu skilríki undirskriftaraðila, sem hefur sannarlega auðkennt sig til að undirrita.

Hagræði felst í notkun rafrænar undirskrifta, en það sparast bæði prentkostnaður og póstburðargjöld og einnig sparast vinna við að undirbúa skjöl, sjá um útprentun, sendingar, innskönnun o.s.frv.

Með rafrænum undirskriftum kemur einnig bætt þjónustuupplifun hjá þínum viðskiptavinum, sem þurfa ekki lengur að koma til að skrifa undir skjölin, eða undirbúa sérstaka fundi til þess að ganga frá undirskrift. Rafræn undirskrift er óháð stað og tíma og eykur mikið þægindi og bætir þjónustustig fyrir alla aðila.

Hægt er að bæta við rafrænum undirskriftum í mála-, samninga- og fundakerfi GoPro Foris. Á þeim tímum þar sem aðilar er umhugað um að styðja við rafræna ferla og huga að umhversmálum þá fellur innleiðing á rafrænum undirskriftum vel að þeim markmiðum.

Hér eru meiri upplýsingar um rafrænar undirskriftir í GoPro Foris.

Hugvit er Framúrskarandi fyrirtæki 2021

/in

Hugvit er eitt af þeim fyrirtækjum sem eru í úrvalsliði þeirra sem standast kröfur Creditinfo sem Framúrskarandi fyrirtæki 2021.

Til þess að teljast framúrskarandi þurfa fyrirtæki að uppfylla ströng skilyrði í rekstri, gegnsæi, eiginfjárhlutfalli og fleiri þáttum sem meta afkomu fyrirtækja.

Það er mikil heiður að hljóta viðurkenninguna, en fyrirtækið hefur verið á lista frá upphafi. Þennan árangur í rekstri staðfestir frábæra vinnu starfsfólks, sem byggir á traustum viðskiptavinum.

Rafræn skjalakerfi mikilvæg á eldfjallaeyjunni Íslandi

/in ,

Eldgos eru tíð og hluti af þeirri náttúru sem Íslendingar búa við. Gosið hefur ýmis áhrif og þar hefur verið bent á hættu á gasmengun, en fáir hafa gert sé grein fyrir því að gasmengun getur haft áhrif á skjalasöfn sem varðveitt eru á pappír. Þjóðskjalasafnið benti á í Skjalafréttum nýlega að brennisteinsdíoxíð getur hvarfast við raka í andrúmsloftinu og myndað efnasambönd sem hafa skaðleg áhrif á pappír.

Það má því segja að nú sé enn meiri ástæða fyrir stofnanir og fyrirtæki að huga að inleiðingu á rafrænu skjalakerfi. GoPro Foris skjala-, verkefna- og málakerfið er lausn fyrir fyrirtæki og stofnanir sem þurfa að halda utan um mikið magn upplýsinga og uppfyllir skjalakerfið einnig lagalegar skyldur um skjalastjórn og skjalavörslu. Skjöl og samskipti eru tengd við mál eða verkefni þannig að allar upplýsingar eru í samhengi og veitir skjalakerfið því gott yfirlit yfir mál og samskipti við viðskiptavini.

GoPro Foris Skjalakerfið er samþætt Office365 og eru öll sniðmát í kerfinu byggð á MS Office og er þétt samþætting við Outlook sem og önnur kerfi sem tengjast sýn á viðskiptavini. Stuðningur er við rafrænar undirskriftir sem gerir notendum kleift að hafa nær öll samskipti rafræn.

Lausnin er í boði í ISO 27001 vottaðri kerfisleigu Hugvits og því fljótlegt að taka hana í notkun. Öll leyfi, hýsing og vöktun á kerfinu er innifalin í mánaðagjaldi og Hugvit sér um rekstur kerfisins í samvinnu við sína viðskiptavini.

Hafðu samband og starfsfólk Hugvit veitir nánari upplýsingar um GoPro Foris sem skjalakerfið sem og aðrar lausnir eins og samningakerfi, fundakerfi, gæðakerfi sem geta allar tengst við þann grunn sem mála- og skjalakerfið er.

Góð yfirsýn og vöktun samninga er lykilatriði

/in ,

Í rekstri fyrirtækja og stofnanna er mikilvægt að hafa góða yfirsýn og stjórn á samningum. 

Samningar eru mikilvægur þáttur í rekstri allra fyrirtækja. Gerð og undirritun samnings er aðeins upphafið, því samninga þarf að vakta út líftíma þeirra. Eftir því sem fleiri samningar koma við sögu, því erfiðara verður að halda yfirsýn yfir allar þær dagsetningar, aðgerðir og ákvarðanir sem þeim tengjast. GoPro Samningakerfið er hannað til að létta á þessari byrði, skerpa yfirsýn og efla vöktun. 

GoPro Foris Samningakerfið heldur utan um samninga,  flokkun þeirra og vistun í miðlægu kerfi með ítarlegum aðgangsstýringum. Samningakerfið getur haldið utan um fjárhagslegar skuldbindingar í formi samninga, hvort sem það er vegna þjónustukaupa eða vörukaupa frá birgjum. 

Samningakerfið veitir ítarlega yfirsýn og tryggir:   

  • Samræmt utanumhald og gerð samninga, vistun og eftirfylgni
  • Skráningu ábyrgðaraðila, birgja og undirritunaraðila samninga
  • Skráningu staðlaðar samninga byggt á MS Office stílsniðum
  • Aðgangsstýringar sem styðja við mismunandi aðgangsheimildir notenda

Jafnframt hafa aðilar nýtt sé möguleika á skráningu samningsupphæða, hagsmunaðila og uppsagnarákvæða svo hægt sé að fá góða yfirsýn yfir þessa lykilþætti. Samningakerfið veitir skilvirkt utanumhald um samskipti við samningsgerð og á samningstímanum. Nú er einnig möguleiki að samþætta samningakerfið við rafrænar undirritannir sem koma sér vel í rekstri á tímum COVID.

Góð stjórn samninga stuðlar að betri vinnubrögðum og greiðari samskiptum, sem skilar sér í bættum rekstri og jákvæðari tengslum við viðskiptavini og samstarfsaðila.

Samningakerfinu er hægt að stilla upp í GoPro Foris á einfaldan hátt. Hafðu samband og fáðu kynningu á GoPro Foris Samningakerfinu.