Greinar um allt sem viðkemur upplýsingastjórnun og hugbúnaði

Miðlun skjala til Ísland.is

/in , ,

Tíminn er núna og Hugvit hefur lausnina!


Árið 2021 urðu tímamót þegar lög voru samþykkt um stafrænt pósthólf í miðlægri þjónustugátt stjórnvalda. Þetta þýðir að öll formleg erindi frá opinberum stofnunum verða nú stafræn – og eru send til viðtakenda í pósthólfið á Ísland.is. Í framhaldi af lögunum var aðgerðaráætlun sett af stað og eiga allar opinberar stofnanir að vera búnar að hefja innleiðingu og tengja sig við Ísland.is fyrir 1. janúar 2025.

Tengdu GoPro Foris beint við Ísland.is – og þú sparar bæði tíma og fyrirhöfn!

Við hjá Hugviti höfum þróað lausn sem styður við þessar kröfur stjórnvalda og gerir það að verkum að okkar viðskiptavinir geta deilt skjölum beint úr GoPro Foris mála- og skjalakerfinu beint pósthólfið á Ísland.is. Hvort sem þú ert að senda gögn til einstaklinga eða lögaðila, þá tryggjum við að allt ferlið sé rekjanlegt og þú sérð hver sendi hvað, til hvers, og hvenær.

Hagkvæmni, öryggi og ábyrgð í einu handtaki

Þetta er ígildi þess að senda ábyrgðarbréf, nema mun einfaldara og hraðvirkara. Með lausninni okkar tryggjum við að gögnin þín komist örugglega til móttakanda, sem auðkennir sig og nálgast skjölin í pósthólfinu sínu á Ísland.is.

Ekki bíða – hafðu samband í dag!

Það er engin ástæða til að bíða. Með okkar lausn tryggjum við örugg samskipti milli þín og Ísland.is. Hafðu samband við okkur og við leysum þetta.

Hugvit er Framúrskarandi fyrirtæki 2024

/in ,

Creditinfo  hefur valið hvaða fyrirtæki skara framúr í íslensku atvinnulífi 2024.

Framúrskarandi fyrirtæki eiga það sameiginlegt að vera stöðug fyrirtæki sem byggja rekstur sinn á sterkum stoðum og efla hag allra. Til þess að teljast framúrskarandi þurfa fyrirtækin að uppfylla ströng skilyrði í rekstri, gegnsæi, eiginfjárhlutfalli og fleiri þáttum sem meta afkomu fyrirtækja.

Það er mikil heiður að hljóta viðurkenninguna, en Hugvit er í hópi 2% íslenskra fyrirtækja sem teljast til Framúrskarandi fyrirtækja árið 2024. Við erum mjög stolt og ætlum að halda áfram að vera Framúrskarandi fyrirtæki.

Gagnvirk mælaborð í GoPro Foris

/in , , , ,

Vantar þig betri yfirsýn á stöðu mála í GoPro Foris? Ef svo er þá gæti gagnvirkt mælaborð verið lausn fyrir þig. Mælaborð dregur fram lykilupplýsingar í GoPro Foris og notendur fá myndræna sýn á stöðu mála. Mælaborð fyrir stjórnendur gefa yfirsýn á álag starfsfólks og auðvelt er að sjá hverjir eru með of mikið af málum á sinni könnu eða jafnvel hverja vantar verkefni. Þannig er hægt að jafna vinnuálag, vinna markvissara og koma í veg fyrir að fara yfir tímamörk mála.

Gagnvirk mælaborð í GoPro Foris halda utan um lykil mælikvarða (e. KPI´s) og tímafresti og gefa myndræna sýn á stöðu mála. Mælaborð geta verið eitt af því mikilvægasta fyrir greiningar og ákvarðanatöku fyrirtækja. Oft sýna þau ákveðin mynstur (e. trend) í fyrirtækinu sem hægt er að greina og leysa eða nýta betur til að auka afköst.

Af hverju mælaborð?

GoPro Foris er skjala- og málakerfi sem heldur vel utan mál og skjöl hjá stofnunum og fyrirtækjum. Til að auðvelda yfirsýn og draga fram lykilupplýsingar þá henta gagnvirk mælaborð í GoPro Foris mjög vel.

Með hjálp sérfræðinga Hugvits getum við stillt saman upp mælaborði fyrir þig, bæði mælaborði fyrir almenna notendur. en einnig fyrir stjórnendur og/eða fyrir skipulagsheildir sem vinna saman að málum og markmiðum.

Með mælaborðum er til dæmis hægt að fylgjast með málum sem eru óafgreidd, í vinnslu eða afgreidd. Þar er hægt að sjá verkefnastöðu og fá sýn á álag starfsfólks. Einnig er hægt að skrá tímamörk á mál og verkefni til að fá enn betri gögn úr kerfinu.

Gagnvirk mælaborð

Mælaborðin í GoPro Foris eru gagnvirk, sem felur í sér að hægt er að grafa sig dýpra í mælaborðið, finna hvaðan tölurnar koma og vinna með upplýsingarnar. Að hafa gagnvirk mælaborð sparar mikinn tíma.

Vinsæl stöðluð mælaborð

Yfirlit yfir skjöl og mál

Sýnir stöðu yfirstandandi mála, til dæmi flokkuð eftir deild, tímamörkum, mikilvægi eða tegund.

Aðgengi að skjölum og málum

GoPro Foris heldur utan um skjöl og mál en með viðbættu gagnvirku mælaborði eru málin flokkuð eftir fyrirfram ákveðnu ferli. Mælaborðin eru gagnvirk svo hægt er að fara í skjölin í gegnum mælaborðin.

Betri eftirfylgni

Auðveldara að halda utan um sín skjöl og mál og fyrir stjórnendur að fylgjast með framgangi skjala og mála. Kemur frekar í veg fyrir að skjöl fari yfir tímarmörk. Sýna álagstíma og hægt er að bera kennsl á flöskuhálsa og þannig fá tækifæri að bæta verkferla.

Skýrslugerð og greining gagna

Í GoPro Foris er hægt að búa til sjálfvirkar skýrslur og taka þær út í Excel. Hægt er að velja til dæmis að fá tölvupóst einu sinni í viku með fyrirfram ákveðnum skýrslum sem geta meðal annars innihaldið Pivot töflur sem byggja á gögnum frá GoPro Foris.

Endilega heyrðu í okkur

Ef þetta gæti hjálpað þér og þínu fyrirtæki þá endilega bókaðu fund með söluteyminu okkar sem leiðbeinir þér og athugar hvort mælaborð myndi ekki henta ykkur. Saman ákveðum við svo markmiðin með mælaborði og okkar sérfræðingar vinna að því að stilla upp mælaborði sem hentar fyrir ykkur.

Hafa samband

Heildarlausn fyrir sveitarfélög

/in ,

Við hjá Hugviti bjóðum framúrskarandi mála- og skjalakerfið GoPro Foris sem heildarlausn fyrir sveitarfélög. Sveitarfélagapakkinn okkar inniheldur allar þær lausnir sem sveitarfélög þurfa. Við bjóðum einnig samþættingu við Ísland.is og sjálfvirka ferla við móttöku og útsendingu skjala úr kerfinu. Þessar lausnir styðja við stafræna ferla sveitarfélaga. Við bjóðum okkar lausn í ISO 27001 vottaðri kerfisleigu, sem þýðir að við tryggjum öruggt umhverfi, vöktun, afritaþjónusta og hýsingu. Lausnin okkar er hönnuð með það í huga að viðmótið sé notendavænt og fallegt.

Mála- og skjalakerfið GoPro Foris heildarlausn fyrir sveitarfélög

Mála- og skjalakerfið GoPro Foris fyrir sveitarfélög er heildstæð lausn og er meðal annars í notkun hjá Reykjavíkurborg, Seltjarnarnesi og Reykjanesbæ. Þessi sveitarfélög eiga það sameiginlegt að leggja áherslu á skilvirkni í málavinnslu, þar sem samþætting við O365 lausnir skipta máli. Auk þess sem sjálfvirkni í móttöku og skráningu umsókna, samþætting við Mannvirkjaskrá vegna meðhöndlunar byggingaleyfa og regluleg og ítarleg fundastjórnun er hluti af þörfum sveitarfélaganna. GoPro Foris uppfyllir þessar þarfir og með öflugri samþættingu við Office svítuna verður skjölun gagna og samskipta einföld og þægileg.

Sveitarfélagalausnir GoPro Foris

Hér er yfirlit yfir þær lausnir sem flest sveitarfélög þurfa og hjálpa til við að bjóða íbúum rafræna þjónustu og einfalda þjónustuferla.

  • Mála- og skjalakerfið GoPro Foris er samþætt við Ísland.is. Bæði fyrir sjálfvirka skráningu og móttöku umsókna sem og deilingu skjala í pósthólf á Ísland.is.
  • Byggingafulltrúalausnin okkar er samþætt við kerfi Húsnæðis- og mannvirkjastofnunar fyrir umsjón og skráningu byggingarleyfa og annarra umsýslu byggingarfulltrúa.
  • Mínar síður fyrir íbúa sveitarfélagsins, þar eiga umsóknir og samskipti sér stað. Hægt er að samþætta mínar síður við fjárhagskerfi og fleiri kerfi til uppflettingar
  • Fundakerfi GoPro Foris fundarkerfið sem öll umsjón funda á sér stað og er tengt við mála- og skjalakerfið. Það er hægt að búa til dagskrárliði í málakerfinu og setja fyrir á fundum. Hægt er að varpa fundargerðum beint á vef viðkomandi sveitarélags.
  • Viðmót skjalastjóra fyrir Rafræn skil til Þjóðskjalasafns Íslands, einfaldara yfirsýn yfir 5 ára skjalavörslutímabil, Þjóðskjalasafns Íslands eða Héraðsskjalasafns sveitarfélagsins.
  • GoPro Foris kerfið byggir allt á Microsoft Office sniðmátum og er mjög öfluga samþættingu við O365, má þar nefna við Teams og One Drive.
  • Með GoPro Foris fylgir hliðarstika (Add-In) í Outlook sem er þægileg leið fyrir notandann til að skjala pósta beint inn á mál í gegnum Outlook.
  • Rafrænar undirritanir skjala eru gerðar beint inn í kerfinu með undirritunarþjónustum frá þriðja aðila (Dokobit og/eða Taktikal).
  • Hægt er að deila skjölum í Signet Transfer, sem hentar vel fyrir velferðarsvið og barnavernd.

Auk þess bjóðum við líka Samningakerfi og Gæðakerfi sem einfalt er að bæta við og eru í sama viðmóti og skjala- og málakerfið.

Mælaborð með myndrænni sýn á stöðu mála

Við bjóðum upp á Mælaborð með myndrænni sýn á lykil árangursmælikvarða (e. KPI’s). Þá er auðveldara að fá yfirsýn og lesa úr upplýsingunum í GoPro Foris. Vinsæl mælaborð sem við höfum sett upp eru til að mynda til að fylgjast með málum og stöðu þeirra. Þar er hægt að sjá hvaða starfsfólk er að sinna málum og verkefnunum og greina hvort einhver sé með of mikið af málum á sinni könnu. Einnig er hægt að skrá tímamörk á mál og verkefni til að fá enn betri gögn úr kerfinu. Þetta hjálpar til við að deila álagi hjá sveitarfélaginu og gæta þess að standa við tímafresti mála.

Viltu heyra meira?

Endilega vertu í sambandi til að fá meiri upplýsingar,  tölum saman um þarfir fyrir mála- og skjalakerfi fyrir þig og þitt sveitarfélag. Þú getur smellt hér til að fylla út beiðni um fund og við verðum í sambandi við þig eins fljótt og auðið er.

Upplýsingaöryggi í forgangi hjá Hugviti

/in

Upplýsingaöryggi er mikilvægt

Sem betur fer hefur það færst í aukana að fólk, fyrirtæki og stofnanir eru orðin mun meðvitaðari um upplýsingaöryggi og hvaða afleiðingar það getur haft þegar öryggi er ekki nægjanlegt. Flest fyrirtæki og stofnanir eru að vinna með persónulegar og viðkvæmar upplýsingar um viðskiptavini sína. Það er mikilvægt að viðskiptavinir og einstaklingar geti treyst fyrirtækjum og stofnunum þegar kemur að upplýsingaöryggi. Þetta er lykilatriði til að viðhalda trausti og trúverðuleika. Ef það brestur þá er erfitt fyrir fyrirtæki að jafna sig og öðlast traust á nýjan leik.

Hvað er Hugvit að gera í upplýsingaöryggismálum?

Upplýsingaöryggi hefur ávallt skipt okkur hjá Hugviti miklu máli og hefur verið einn af hornsteinum okkar starfsemi. Við vinnum eftir vel skilgreindu þróunarferli sem er ISO 27001 vottað. Við erum reglulega með skannanir og prófanir á okkar umhverfi. Við fáum þriðja aðila til að gera innbrotsprófanir (e. penetration testing) og veikleikaprófanir (e. vulnerability testing). Við erum í stöðugu umbótaferli við að bæta öryggi okkar umhverfis og er upplýsingaöryggi er í hæsta forgangi hjá okkur.

Öryggi í kerfisleigu Hugvits

Kerfisleiga Hugvits er í ISO 27001 vottuðu hýsingarumhverfi og eru gerðar ítarlegar ráðstafanir til að tryggja öryggi í kerfisleigunni okkar. Meðal annars þá fara samskipti við kerfi í kerfisleigu Hugvits í gegnum IDS kerfi (Instrusion detection systems). Það þýðir að IDS er einskonar öryggisvörður sem passar að öll samskipti séu vöktuð og fylgist með hvort eitthvað grunsamlegt sé á ferðinni  og ef svo er þá bregðast sérfræðingar Hugvits við. Öll samskipti eru einnig dulkóðuð og eingöngu eru leyfðir studdir staðlar. Við erum með aðskilnað á milli allra kerfa í kerfisleigunni sem þýðir að það eru sér vefir og keyrslustjórar fyrir hvert kerfi og sér gagnagrunnar og gagnagrunnstengingar fyrir hvert kerfi.Við tökum reglulega afrit af öllum kerfum og þau eru prófuð.

Microsoft Entra ID auðkenning í Azure

Viðskiptavinum Hugvits býðst að tengjast lausnunum okkar með Entra ID auðkenningu (áður Azure AD auðkenning). Þetta er skýjalausn frá Microsoft sem sett er upp í Azure Skýi viðskiptavina og bætir  upplýsingaöryggi. Þessi lausn eykur öryggi þannig að það bætir við auka lagi af öryggi á aðganginn. Til dæmis með fjölþátta auðkenningu (e. multi factor authentication, MFA) þá eru skilaboð send í símann líka. Þetta gerir mun erfiðara fyrir óprúttna aðila að komast yfir aðganginn. Það er ekki nóg að aukenna sig á einum stað heldur þarf líka kóða. Einnig er hægt að skrá aðganginn þannig að hann verði lykilorðalaus þannig að óþarfi er að muna öll lykilorð og er þá notast við til dæmis Microsoft Authenticator forritið í síma notanda.

Algengustu netárásir

Samkvæmt CERT-IS sem gegnir hlutverki landsbundins öryggis- og viðbragðsteymis vegna ógna, atvika og áhættu er varðar net- og upplýsingaöryggi eru þessar árásir algengastar:

  • Vefveiðar (Phishing Attacks): Árásir þar sem reynt er að blekkja einstaklinga til að afhenda persónulegar upplýsingar, eins og notandanöfn eða lykilorð, með fölsuðum vefslóðum eða tölvupósti
  • Lykilorðsárásir (Password Attacks): Árásir þar sem reynt er að komast inn  í kerfi með því að giska á eða brjóta lykilorð.
  • SQL Injection árásir (SQL Injection Attacks): Þessar árásir eru yfirleitt gerðar á gagnagrunn vefsíðna. Þarna reyna tölvuþrjótar að setja óæskilega kóða í gagnagrunn og fá þá aðgang eða stjórna gögnum án leyfis.
  • Skriptuárásir (Script Attacks): Árásir þar sem reynt er að keyra skrár eða skriftur á vefsíðum til að skaða þær eða stela upplýsingum. 
  • Cross-Site Scripting (XSS) árásir: Árásir þar sem reynt er að setja hættulegar skriftur á vefsíður, sem þá keyrast á tölvum notandans sem skoðar síðuna. Algengt er að XSS-árásir með það markmið að stela notendainnsláttum eða öðrum upplýsingum.
  • DDoS-árásir (DDoS Attacks): Árásir þar sem margar tölvur eru notaðar til að hámarka álag á netþjóninn og gera hann óaðgengilegan. Algengt er að DDoS-árásir valdi truflunum á netþjónum. Netþjónustan getur orðið mjög sein eða ekki virkað.

Viltu frekari fræðslu eða upplýsingar?

Við hjá Hugviti erum alltaf tilbúin að ræða málin um öryggismál, enda brennum við fyrir því og viljum tryggja að okkar lausnir standist upplýsingaöryggi. Einnig bjóðum við okkar viðskiptavinum að bæta við Entra ID auðkenningu til að auka öryggi við innskráningu notenda. Endilega hafðu samband við okkur með því að klikka hér.

Ný GoPro Foris námskeið

/in , ,

Viltu kynnast GoPro Foris betur?

Við hjá Hugviti bjóðum nú námskeið í GoPro lausnum með breyttu sniði. Markmið námskeiðanna er að bæta hæfni ykkar í lausnunum, kynna fyrir ykkur nýjungar og að auðvelda notendum GoPro Foris að nota kerfið.

Námskeiðin eru bæði fyrir almenna notendur, sem og fyrir umsjónarfólk og kerfisstjóra GoPro Foris. Námskeiðin eru sniðin að notendum hverju sinni og hægt er að velja fjarkennslu, staðkennslu í kennslustofu Hugvits eða við komum til ykkar og höldum námskeiðið á ykkar vinnustað. Allt það sem hentar ykkur best.

Endilega skoðið nýju námskeiðin okkar hér og skráðið ykkur eða verið í sambandi við okkur.

Einnig viljum við minna ykkur á að hjá Hugviti starfa fjöldi ráðgjafa sem vilja endilega aðstoða ykkur ef ykkur vantar svör eða ráðgjöf ekki hika við að heyra í okkur.

Hugvit er Framúrskarandi fyrirtæki 2023

/in ,

Hugvit er eitt fyrirtækja í úrvalsliði þeirra sem standast kröfur Creditinfo sem Framúrskarandi fyrirtæki 2023.

Framúrskarandi fyrirtæki eiga það sameiginlegt að vera stöðug fyrirtæki sem byggja rekstur sinn á sterkum stoðum og efla hag allra. Til þess að teljast framúrskarandi þurfa fyrirtækin að uppfylla ströng skilyrði í rekstri, gegnsæi, eiginfjárhlutfalli og fleiri þáttum sem meta afkomu fyrirtækja.

Það er mikil heiður að hljóta viðurkenninguna, en Hugvit hefur verið á lista frá 2011 en félagið í heild hefur verið frá upphafi undir nafni GoPro hefur verið á lista frá upphafi. Þennan árangur í rekstri staðfestir frábæra vinnu starfsfólks, sem byggir á traustum viðskiptavinum.

Ráðstefna Hugvits

/in , ,
Fjölmenn ráðstefna Hugvits var haldin á Hilton Reykjavík Nordica fimmtudaginn 16. nóvember. 

Dagskráin var fjölbreytt og gaf góða innsýn í allt það nýjasta er viðkemur málastjórnun, samþættingu við lausnir eins og Ísland.is og Microsoft 365. 

Reykjavíkurborg, Forsætisráðuneytið og Starfrænt Ísland var með erindi á ráðstefnunni ásamt því að starfsfólki Hugvits sem fjölluðu um notkun, innleiðingar og lausnir.

Hugvit þakkar öllum þeim sem sáu sér fært að mæta og endilega verið í sambandi við okkur við erum ávallt tilbúin að ræða frekari lausnir við þá sem þess óska.  

Endilega verið í sambandi ef þið viljið frekari kynningar eða upplýsingar

Hér að neðan eru nokkrar myndir frá ráðstefnunni:

Hugvit á ráðstefnu IRMA

/in , , ,

Þetta þarftu að vita!

Fimmtudaginn 31. ágúst fer fram ráðstefna á vegum IRMA – Félags um skjalastjórn á Hótel Nordica undir heitinu Þetta þarftu að vita.

Hugvit mun verða með sýningabás á ráðstefnunni og kynna nýja lausn sem gerir stofnunum kleift að birta skjöl úr GoPro Foris skjala- og málakerfinu hjá notendum með pósthólf á Ísland.is. Þessi lausn er hönnuð með það að leiðarljósi að uppfylla kröfur sem íslensk stjórnvöld hafa sett fram um stafrænt pósthólf stjórnvalda á Ísland.is.  Einnig er búið að samþykkja innleiðingaráætlun fyrir öll ráðuneyti og undirstofnanir, þar sem tímaplan er fyrir hvenær æskilegt að er að stofnanir hefji deilingu ganga til Ísland.is.

Tenging GoPro Foris skjala- og málakerfisins við pósthólf á Ísland.is uppfyllir þarfir stofnana um að deila skjölum beint úr GoPro Foris í pósthólf á Ísland.is á einfaldan og þægilegan máta. Lausnin heldur utan um rekjanleikja og skjölun á öllu sem viðkemur birtingu skjala í pósthólfinu; hver deildi með hverjum og hvenær.

Gögnin eru birt með sannarlegum hætti hjá móttakanda, sem auðkennir sig og getur þá nálgast þessi gögn í sínu pósthólfi hjá Ísland.is.

Við munum segja nánar frá þessari lausn og fleirum á ráðstefnunni og hvetjum okkar viðskiptavini til að mæta.

Tenging við pósthólf á Ísland.is

/in , ,

Á síðasta ári voru samþykkt lög um stafrænt pósthólf í miðlægri þjónustugátt stjórnvalda. Með þeim er fest í sessi sýn stjórnvalda um að meginboðleið samskipta við einstaklinga og lögaðila verði stafræn og miðlæg á einum stað, gegnum stafrænt pósthólf á Ísland.is. Einnig er búið að samþykkja aðgerðaráætlun um innleiðingu fyrir öll ráðuneyti og undirstofnanir, þar sem tímaplan er fyrir hvenær æskilegt að er að stofnanir hefji deilingu ganga til Ísland.is.

Hugvit hefur brugðist við og þróað nýja tengilausn sem uppfyllir þarfir okkar viðskiptavina um að deila skjölum beint úr GoPro Foris í pósthólf á Ísland.is á einfaldan og þægilegan máta. Lausnin styður við deilingu gagna og heldur utan um rekjanleikja og skjölun á öllu sem viðkemur þessari deilingu; hver sendi hverjum og hvenær.

Þessi lausn gerir notendum kleift að deila skjölum beint úr GoPro Foris í pósthólf á Ísland.is. Gögnin eru birt með sannarlegum hætti hjá móttakanda, sem auðkennir sig og getur þá nálgast þessi gögn í sínu pósthólfi hjá Ísland.is. Þetta er ígildi þess að senda ábyrgðarbréf til einstaklings eða lögaðila.

Þessi lausn skapar gríðarlegt hagræði og eykur öryggi í útsendingu á bréfum og skjölum til málsaðila. Endilega hafið samband til að bæta þessari lausn við GoPro Foris. Við stillum upp öruggum samskiptum við pósthólfið og tryggjum tengingu milli stofnunar og Ísland.is.