Tag Archive for: skjalastjórnun

Rafræn skjalakerfi mikilvæg á eldfjallaeyjunni Íslandi

/in ,

Eldgos eru tíð og hluti af þeirri náttúru sem Íslendingar búa við. Gosið hefur ýmis áhrif og þar hefur verið bent á hættu á gasmengun, en fáir hafa gert sé grein fyrir því að gasmengun getur haft áhrif á skjalasöfn sem varðveitt eru á pappír. Þjóðskjalasafnið benti á í Skjalafréttum nýlega að brennisteinsdíoxíð getur hvarfast við raka í andrúmsloftinu og myndað efnasambönd sem hafa skaðleg áhrif á pappír.

Það má því segja að nú sé enn meiri ástæða fyrir stofnanir og fyrirtæki að huga að inleiðingu á rafrænu skjalakerfi. GoPro Foris skjala-, verkefna- og málakerfið er lausn fyrir fyrirtæki og stofnanir sem þurfa að halda utan um mikið magn upplýsinga og uppfyllir skjalakerfið einnig lagalegar skyldur um skjalastjórn og skjalavörslu. Skjöl og samskipti eru tengd við mál eða verkefni þannig að allar upplýsingar eru í samhengi og veitir skjalakerfið því gott yfirlit yfir mál og samskipti við viðskiptavini.

GoPro Foris Skjalakerfið er samþætt Office365 og eru öll sniðmát í kerfinu byggð á MS Office og er þétt samþætting við Outlook sem og önnur kerfi sem tengjast sýn á viðskiptavini. Stuðningur er við rafrænar undirskriftir sem gerir notendum kleift að hafa nær öll samskipti rafræn.

Lausnin er í boði í ISO 27001 vottaðri kerfisleigu Hugvits og því fljótlegt að taka hana í notkun. Öll leyfi, hýsing og vöktun á kerfinu er innifalin í mánaðagjaldi og Hugvit sér um rekstur kerfisins í samvinnu við sína viðskiptavini.

Hafðu samband og starfsfólk Hugvit veitir nánari upplýsingar um GoPro Foris sem skjalakerfið sem og aðrar lausnir eins og samningakerfi, fundakerfi, gæðakerfi sem geta allar tengst við þann grunn sem mála- og skjalakerfið er.

Nýjungar í GoPro

/in

Kynning á nýjum útfærslum í GoPro í nóvember var vel sótt af viðskiptavinum, þar var bæði kynnt viðmót fyrir skjalastjóra og ýmsir nýjir möguleikar fyrir stjórnendasýn á gögn. Nýjungarnar byggja á samstarfi og óskum notanda og auk þess styðja þær við nýjar reglur um skjalastjórn nr. 85 frá Þjóðskjalasafni Íslands sem hafa tóku gildi 1. febrúar 2018. Jafnframt var farið yfir nýja möguleika á útfærslum fyrir mælaborð í GoPro, þar sem hægt er að vera með myndræna sýn á vinnslu og framgang mála ásamt GDPR skýrslum.

Húsfyllir var á fundinum og þökkum við þann mikla áhuga sem viðskiptavinir sýndu.

Þeir sem vilja kynna sér þessar nýjungar betur er bent á að hafa samband

Nýjar reglur um skráningu mála og málsgagna

/in

Nýjar reglur um skráningu mála og málsgagna tóku gildi þann 1. febrúar þessa árs.

Við bendum öllum lögskyldum skilaaðilum á þessar reglur. Þær skilgreina nú í fyrsta sinn hvaða upplýsingar afhendingarskyldir aðilar skuli skrá um mál og málsgögn sem þeir hafa til meðferðar.

Finnið okkur á IRMA ráðstefnunni!

/in

Hugvit verður á haustráðstefnu IRMA, Félags um skjalastjórn á Íslandi, næstkomandi föstudag 13. október.

Við hlökkum til að eiga góðan dag í umræðu um faglega skjalastjórn, tækifærin sem felast í notkun staðla, og mikilvægi þess að halda í gott vinnu umhverfi. Við hvetjum ráðstefnugesti til að líta við á básinn okkar og sjá GoPro Foris – nýja viðmótið okkar!

 

Rafræn skil til Þjóðskjalasafns Íslands

/in

Hvað felst í rafrænum skilum?

Opinberum stofnunum og öðrum skilaskyldum aðilum ber skylda til að skila gögnum sínum til Þjóðskjalasafns Íslands. Í dag fara þessi skil að miklu leyti fram á pappír, þó svo að tæknin til rafrænna skila sé í boði. Rafræn skil gefa kost á að skila á þessum gögnum á rafrænu formi og draga þar með stórlega úr notkun og vörslu gagna á pappír.

Allar þær stofnanir sem hafa fengið samþykki Þjóðskjalasafns Íslands fyrir rafrænum skilum í dag eru að nota GoPro mála- og skjalastjórnunarkerfið. Þetta eru metnaðarfullar stofnanir sem eru leiðandi í skjalastjórn á Íslandi, svo sem Fjármálaeftirlitið og Iðnaðarráðuneytið, sem nú fellur undir Atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytið.

Kostir þess að flytja skil yfir á rafrænt form eru augljósir, en þar má nefna umtalsverða sparnaðar- og hagræðingarmöguleika, vistvænna verklag og auðveldara aðgengi að gögnum. Sú vinna og kostnaður sem innleiðing nýs verklags krefst getur hinsvegar hægt á framvindu skiptanna. Hugvit hf býður upp á sérstaka ráðgjafaþjónustu fyrir þessi atriði, en við höfum aflað okkur dýrmætrar reynslu í slíkum innleiðingum. Margt þarf að athuga, enda eru skilaskyldar stofnanir oft að vinna með mikilvæg og viðkvæm gögn.

Sækja þarf um leyfi Þjóðskjalasafns fyrir rafrænum skilum. Við meðhöndlun slíkrar umsóknar þarf að athuga kerfið sem er í notkun, sérlausnir og ýmis atriði í verklagi stofnunarinnar. GoPro hefur nú þegar fengið samþykki sem mála- og skjalastjórnunarkerfi í umsóknum framsækinna stofnana. Því getum við staðfest að kerfi okkar mætir þeim kröfum sem gerðar eru til mála- og skjalastjórnunarlausna fyrir rafræn skil, en endanlegt samþykki umsóknar byggir að sjálfsögðu á fleiri þáttum.

Rafræn skil eru, að okkar mati, eitt mikilvægasta verkefnið í skjalastjórnun í dag. Ráðgjafar Hugvits eru alltaf tilbúnir til þess að skoða þessi mál og aðstoða við innleiðingu kerfis sem mætir bæði ströngum kröfum samtímans og upplýsingaþörf framtíðar.

Kynntu þér málið og fáðu kynningu á Skilalausn okkar í dag.