Greinar um allt sem viðkemur upplýsingastjórnun og hugbúnaði

Starfsemi Hugvits er ISO 27001 vottuð fyrir upplýsingaöryggi

Upplýsingaöryggi er einn af hornsteinum hugbúnaðarþróunar hjá Hugviti. Mikilvægi öryggis í upplýsingatækni hefur stóraukist á undanförnum árum og því hefur Hugvit sett sér metnaðarfull markmið um að styðja við og standast auknar kröfur.

Blað var brotið þegar stjórnkerfi upplýsingaöryggis (ISMS) Hugvits fyrir GoPro málastjórnunarkerfið (e. GoPro Case management software solutions ) hlaut alþjóðlega vottun frá British Standard Institutions (BSI) á Íslandi. BSI vottaði kerfið samkvæmt ISO 27001:2013 staðlinum um upplýsingaöryggi í fyrra. Nýverið stóðst Hugvit endurskoðun sem staðfesti vottunina, en hún nær yfir bæði vöruþróunarferla, sem þjónustuferla, svo sem fyrir ráðgjöf, þjónustu og hýsingu.

“Upplýsingaleki og gagnatap er ein af mestu ógnum sem fyrirtæki og stofnanir þurfa að takast á við í dag. Það er því mikilvægt að fyrirtæki verndi þær upplýsingar sem varða fyrirtækin sjálf og samskipti við viðskiptavini. Stjórnkerfi upplýsingaöryggis sem er í samræmi við kröfur ISO 27001:2013 er stýrð aðferð til að hafa umsjón með trúnaðarupplýsingum er varða fyrirtækið svo þau haldast örugg. Það auðveldar fyrirtækjum að bera kennsl á núverandi og mögulega veikleika í upplýsingaöryggi og gerir fyrirtækinu kleift að grípa til aðgerða áður en skaðinn er skeður.”   – BSI

Regluleg endurskoðun er nauðsynlegur liður í því að viðhalda gildi slíkra vottana. Handbækur og gæðakerfi gera lítið gagn ef þeim er ekki viðhaldið og fylgt til hlítar. Hugvit hefur tekið þá stefnu að innleiða upplýsingaöryggi í menningu fyrirtækisins, þannig að nýir starfshættir verði sjálfsagður hluti af daglegri vinnu. Það ferli krafðist mikils undirbúnings og þátttöku starfsmanna úr öllum áttum, en hefur gefist einstaklega vel.

“Þessi vottun á sviði ISO 27001 upplýsingaöryggis er okkur mikils virði. Gífurleg vinna hefur verið lögð í að formfesta og rýna alla starfsemi okkar með tilliti til upplýsingaöryggis, samkvæmt þessum alþjóðlega staðli,” sagði Helga Ingjaldsdóttir, fjármálastjóri og stjórnarmaður Hugvits.

“Upplýsingaöryggi er ein helsta áskorun upplýsingatækninnar í dag. ISO 27001 vottun Hugvits er í samræmi við áherslur okkar á að vera í fararbroddi við þróun og þjónustu traustra og öruggra lausna. Hún staðfestir mjög mikilvægan áfanga í að tryggja öryggi viðkvæmra gagna viðskiptavina okkar, bæði í þróun hugbúnaðar sem og í starfsemi okkar. Fyrir fyrirtæki sem selur lausnir út um allan heim er hún nauðsynlegur þáttur í því að byggja upp traust á fyrirtækinu.”

ISO 27001:2013 staðallinn var innleiddur í samræmi við innri öryggisstefnu Hugvits og GoPro, sem nær til þróunar, þjónustu, ráðgjafar, hýsingar, verkefnastjórnunar og reksturs upplýsingakerfa og stuðlar að markvissri vinnu við vernd á öryggi, leynd (confidentiality), réttleika (integrity) og tiltækileika (availability) mikilvægra upplýsinga.

Hvað er ISO 27001?

ISO 27001 staðallinn tekur til upplýsingaöryggis, tilgreinir kröfur sem viðkoma innleiðingu, viðhaldi og stöðugum endurbótum upplýsingakerfa og stjórnun þeirra í samræmi við tilskipað vinnulag.

Staðallinn felur einnig í sér kröfur um mat og meðferð á öryggisþáttum sniðnum að eðli fyrirtækjanna.

 

Þarft þú samningakerfi?

Samningar eru mikilvægur þáttur í rekstri allra fyrirtækja. Gerð og undirritun samnings er aðeins upphafið, því samninga þarf að vakta út líftíma þeirra. Eftir því sem fleiri samningar koma við sögu, því erfiðara verður að halda yfirsýn yfir allar þær dagsetningar, aðgerðir og ákvarðanir sem þeim tengjast. GoPro Samningakerfið er hannað til að létta á þessari byrði, skerpa yfirsýn og efla vöktun.

  • Samningar þurfa að vera auðfundnir og aðgengilegir
  • Mikilvægar ákvarðanir þarf að taka á réttum tíma til að forðast áhættu
  • Skýr yfirsýn samningsatriða forðar misskilningi milli samningsaðila
  • Fylgja þarf eftir samningsatriðum svo ekki komi til tafa og umframkostnaðar
  • Skrá þarf breytingar og athugasemdir á skýran og rekjanlegan hátt
  • Vakta þarf ábyrgðaratriði og tímamörk endurskoðunar
  • Halda þarf utan um samskipti samningsaðila

Láttu ekki tækifærin ganga þér úr greipum. Þar sem samningsatriði fara úrskeiðis liggur ekki aðeins við efnahagslegt tap, heldur hnekkir það á trausti og trúverðugleika. Góð stjórn samninga, sem stuðlar að betri vinnubrögðum og greiðari samskiptum, skilar sér í bættum rekstri og jákvæðari tengslum við viðskiptavini og samstarfsaðila. Traustara samstarf bætir þar að auki orðspor og ímynd fyrirtækisins. Þetta er enn mikilvægara fyrir opinberar stofnanir, eins og Ríkisendurskoðandi hefur nýlega bent á.

Samningakerfið leysir þessi atriði og meira til. Með GoPro Samningakerfinu forðast þú óþarfa tap, tafir og áhættu í rekstri. Það auðveldar samningagerð og umsjón samninga, með öflugri vöktun, skýru yfirliti, stöðluðum samningum og fullum rekjanleika. Kynntu þér málið. Hafðu samband og fáðu kynningu á GoPro Samningakerfinu í dag. Einnig bjóðum við upp á hraðnámskeið í GoPro Samningakerfinu á sérstöku tilboðsverði í febrúar.

Rafræn skil til Þjóðskjalasafns Íslands

Hvað felst í rafrænum skilum?

Opinberum stofnunum og öðrum skilaskyldum aðilum ber skylda til að skila gögnum sínum til Þjóðskjalasafns Íslands. Í dag fara þessi skil að miklu leyti fram á pappír, þó svo að tæknin til rafrænna skila sé í boði. Rafræn skil gefa kost á að skila á þessum gögnum á rafrænu formi og draga þar með stórlega úr notkun og vörslu gagna á pappír.

Allar þær stofnanir sem hafa fengið samþykki Þjóðskjalasafns Íslands fyrir rafrænum skilum í dag eru að nota GoPro mála- og skjalastjórnunarkerfið. Þetta eru metnaðarfullar stofnanir sem eru leiðandi í skjalastjórn á Íslandi, svo sem Fjármálaeftirlitið og Iðnaðarráðuneytið, sem nú fellur undir Atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytið.

Kostir þess að flytja skil yfir á rafrænt form eru augljósir, en þar má nefna umtalsverða sparnaðar- og hagræðingarmöguleika, vistvænna verklag og auðveldara aðgengi að gögnum. Sú vinna og kostnaður sem innleiðing nýs verklags krefst getur hinsvegar hægt á framvindu skiptanna. Hugvit hf býður upp á sérstaka ráðgjafaþjónustu fyrir þessi atriði, en við höfum aflað okkur dýrmætrar reynslu í slíkum innleiðingum. Margt þarf að athuga, enda eru skilaskyldar stofnanir oft að vinna með mikilvæg og viðkvæm gögn.

Sækja þarf um leyfi Þjóðskjalasafns fyrir rafrænum skilum. Við meðhöndlun slíkrar umsóknar þarf að athuga kerfið sem er í notkun, sérlausnir og ýmis atriði í verklagi stofnunarinnar. GoPro hefur nú þegar fengið samþykki sem mála- og skjalastjórnunarkerfi í umsóknum framsækinna stofnana. Því getum við staðfest að kerfi okkar mætir þeim kröfum sem gerðar eru til mála- og skjalastjórnunarlausna fyrir rafræn skil, en endanlegt samþykki umsóknar byggir að sjálfsögðu á fleiri þáttum.

Rafræn skil eru, að okkar mati, eitt mikilvægasta verkefnið í skjalastjórnun í dag. Ráðgjafar Hugvits eru alltaf tilbúnir til þess að skoða þessi mál og aðstoða við innleiðingu kerfis sem mætir bæði ströngum kröfum samtímans og upplýsingaþörf framtíðar.

Kynntu þér málið og fáðu kynningu á Skilalausn okkar í dag.

Fjármálafyrirtækin nýta sér GoPro

GoPro hefur vakið mikla athygli á undanförnum árum sem framúrskarandi málastjórnunarlausn fyrir fjármálafyrirtæki. GoPro auðveldar utanumhald gagna og samskiptasögu, eykur rekjanleika ákvarðana og fylgni við reglugerðir eftirlitsaðila.

GoPro gefur heildaryfirsýn yfir mál og tengiliði, stýrir aðgangi að upplýsingum á öruggan hátt og veitir ávallt gott aðgengi að viðeigandi gögnum í samræmi við vinnu notandans. GoPro má auk þess tengja við vefgátt, sem gefur ytri aðilum, svo sem viðskiptavinum, aðgang að upplýsingum og þjónustu á netinu.

Meðal þeirra sem hafa nýtt sér lausnamengi GoPro eru bankar, lífeyrissjóðir og eftirlitsaðilar, á Íslandi, Bandaríkjunum og í Evrópu. Kynntu þér lausnamengi GoPro og hafðu samband.

Vinsæl lausn í ferðaþjónustu

GoPro hefur unnið með mörgum helstu ferðaþjónustuaðilum landsins undanfarin ár. Íslenskri ferðaþjónustu hefur vaxið fiskur um hrygg, en starfsemi hefur aukist bæði innanlands sem utan. Ferðaþjónustufyrirtæki hafa í auknum mæli valið GoPro til að stjórna skjölum, upplýsingum og málum innan fyrirtækisins. Betri yfirsýn og skýrir verkferlar hafa skilað sér í aukinni ánægju viðskiptavina og notendur GoPro hafa upplifað að notkun kerfisins leiddi til betri og upplýstari ákvarðana í þjónustuferlinu.

Flugfélagið Atlanta, Trek Iceland, GoNorth og fleiri ferðaþjónustuaðilar hafa valið GoPro sem sitt mála- og skjalastjórnunarkerfi. Icelandair Hótel nota GoPro til skjölunnar á öllum bókunum og samskiptum sem þeim tengjast, og Iceland Travel heldur utan um öll samskipti og mikilvæg skjöl í GoPro, ásamt því að nota fasa fyrir yfirsýn á hópferðir og bókanir.

Hentar GoPro fyrir þitt fyrirtæki? Fáðu kynningu í dag ef þú vilt sjá hvernig GoPro hjálpar þínum rekstri.