Skilalausn

GoPro Foris Skilalausnin er sérhönnuð fyrir Opinberar stofnanir til að halda utan um rafræn skil til Þjóðskjalasafns Íslands eða héraðsskjalasafna.

Skillalusnin gefur skjalastjóranum og umsjónarmönnum möguleika á að halda utan allt sem viðkemur rafrænum skilum í GoPro Foris, þar getur hann yfirfarið skjöl undir málum og breytt öllum málsgögnum með einni aðgerð og merkt lokuð mál til rafrænna skila. Góð yfirsýn er á stöðu rafrænna skila í lausninni. Skilalausning styður verklag stofnunarinnar jafnt sem kröfur Þjóðs kjalasafns Íslands.

Rafræn skil minnka kostnað, tíma og vinnu við skjalavörslu
Gerir skjalastjórum auðvelt að halda utan um stöðu á rafrænum skilum
Auðvelt að yfirfara mál og öll undirskjöl
Með fjölvalsaðgerðum er hægt að breyta málalykli á mörgum skjölum í einu og flýta þannig vinnslu í kerfinu.

Gífurleg hagræðing

Skilaskyldum aðilum ber að varðveita öll gögn, þar með talið tölvupósta. Ef ekki er samþykki fyrir rafrænum skilum, þá ber að prenta út hvert einasta skjal, oft í tvíriti, svo ekki sé unnið með frumrit.

Þetta felur í sér mikla pappírsnotkun sem er allskostar óþörf, svo ekki sé minnst á tímann og vinnuna sem fer í að halda utan um pappírsflóðið og prentunina.

Flestir viðskiptavina Hugvits sem eru skilaskyldir til Þjóðskjalasafns Íslands hafa fengið samþykki fyrir rafrænum skilum og eru að nota Skilalausnina. Nýttu þér hagræðingu rafrænna skila og fáðu tilboð frá okkur.

Reiknaðu kostnaðinn

Villuprófun og frágangur

Skilalausnin bætir við nýju skjalastjóra hlutverki í GoPro Foris. Með því fylgir sérstakt sjónarhorn fyrir rafræn skil, en þar fá skjalastjórar og umsjónarmenn yfirsýn á mál sem bíða úrvinnslu fyrir skil, eða eru tilbúin til skila.

Sérstök virkni yfirfer málalykil og villuprófar, svo auðvelt er að fá yfirlit yfir hvað vantar og laga villur með einni aðgerð. Þetta sparar umtalsverðan tíma þar sem ekki þarf að athgua sérhvert mál og skjal sérstaklega.

Auk þess má setja skilanúmer á skilapakka, og merkja skjöl eða mál sem ekki á að skila.

Gerð vörsluútgáfu

Að loknu fimm ára skjalavörslutímabili þarf að gera vörsluútgáfu sem skilað er til Þjóðskjalasafns Íslands. Þetta er vinna sem Hugvit vinnur í samvinnu við viðskiptavini og Þjóðskjalsafn Íslands.

Öllum skjölum skjölum hefur þá verið umbreytt í PDF í Skilalausninni. En þegar kemur að gerð vörsluútgáfunniar aðstoða tæknimenn frá Hugviti við endanlega umbreytingu í þann staðal sem Þjóðskjalasafn setur hverju sinni. Vinna við þetta verkefni fer töluvert eftir fjölda skjala sem er í kerfi viðskiptavinar.