Mála- og skjalakerfi fyrir sveitarfélög

Á bak við hvert mál hjá sveitarfélaginu er oft töluverð vinna. Það þarf að stofna mál, vista fylgiskjöl, svara umsækjanda og stundum leggja málið fyrir nefnd. Í mörgum sveitarfélögum fer þetta í gegnum nokkur kerfi og kemst mikillar vinnu hjá starfsfólki sveitarélagsins.

Í GoPro Foris er þetta skilvirkt ferli frá því að umsóknin berst og þar til málinu er lokið. Málið stofnast sjálft og tilkynning fer til notanda um móttöku. Öll lýsigögn eru skráð og mikil vinna sparast.

Hvaða tími sparast við skráningu?

Umsóknin verður sjálf að máli

Þegar umsókn berst úr íbúagátt eða þjónustukerfi Ísland.is verður hún sjálfkrafa að máli í GoPro, með fylgiskjölum og lýsigögnum. Svarið er hægt að birta í íbúagáttinni eða birta beint í pósthólfi umsækjanda á Ísland.is, þar sem öllum opinberum aðilum hefur verið skylt að birta formleg svör og bréf frá 1. janúar 2025.

Barnavernd og velferðarþjónusta

Velferðarlausnin var hönnuð með starfsfólki barnaverndar. Tilkynningar af vef sveitarfélagsins, líka nafnlausar, verða beint að máli og allt sem tengist barninu er á einum stað. Mál velferðarsviðs eru aðskilin frá öðrum málum og starfsfólk sér aðeins það sem það á að sjá. Skýrsluskil til Barna- og fjölskyldustofu verða líka einfaldari.

Byggingar- og skipulagsmál

Byggingarfulltrúalausnin í GoPro Foris er sérstakt viðmót fyrir byggingafulltrúa og er hún tengd við HMS gáttina. Byggingarleyfi, lóðaumsóknir og eignaskiptayfirlýsingar eru á einum stað, og yfirferð gagna, úttektir og samskipti við umsækjendur fara fram rafrænt.

Fundir og fundargerðir

Þegar mál fer fyrir nefnd fer dagskrárliðurinn beint úr málinu í fundakerfið, svo enginn þarf að afrita gögn á milli. Nefndarmenn finna fundinn og gögnin á einum stað og fundargerðin er undirrituð rafrænt. Niðurstöður funda og dagskrárliða skila sér svo til baka í málið.

Skjalavarsla og rafræn skil

Kerfið skráir hver skoðaði hvað og hvenær og heldur utan um útgáfur skjala. Þegar kemur að skilum fara gögnin rafrænt beint úr GoPro Foris á skjalasafn. Samkvæmt skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands frá 2024 hafa 47% þeirra sem skila rafrænum gagnasöfnum skilað úr GoPro Foris kerfinu.

Tengt kerfunum sem þið notið nú þegar

GoPro tengist meðal annars Ísland.is, Zendesk, Þjóðskrá, HMS, Barnaverndargátt, fjárhagskerfum og Power BI, svo sömu upplýsingarnar þarf ekki að slá inn á mörgum stöðum. Starfsfólk vistar tölvupóst beint úr Outlook og skráir sig inn með Microsoft-aðgangi. Kerfið er hýst í ISO 27001-vottuðu umhverfi.

Sama kerfið fyrir stór og lítil sveitarfélög

GoPro Foris er notað hjá Reykjavíkurborg, stærsta sveitarfélagi landsins, og líka hjá Reykjanesbæ, Seltjarnarnesbæ og Vestmannaeyjabæ. Þið þurfið ekki að taka allt í notkun í einu. Það er hægt að byrja á grunninum, til dæmis mála- og skjalakerfi ásamt íbúagátt eða rafrænum skilum, og bæta við eftir þörfum.