Mála- og skjalakerfi sem fylgir umsókninni alla leið
Á bak við eina umsókn til sveitarfélagsins er oft töluverð vinna. Það þarf að stofna mál, vista fylgiskjöl, svara umsækjanda og stundum leggja málið fyrir nefnd. Í mörgum sveitarfélögum fer þetta í gegnum nokkur kerfi og mikla handavinnu.
Í GoPro Foris er öll þessi vinna á einum stað, frá því að umsóknin berst og þar til málinu er lokið.
Hvað breytist í daglegu starfi
Umsóknin verður sjálf að máli
Þegar umsókn berst úr íbúagátt eða þjónustukerfi Ísland.is verður hún sjálfkrafa að máli í GoPro, með fylgiskjölunum. Enginn þarf að slá hana inn. Svarið getið þið birt beint í pósthólfi umsækjanda á Ísland.is, þar sem öllum opinberum aðilum hefur verið skylt að birta gögn frá 1. janúar 2025.
Barnavernd og velferðarþjónusta
Velferðarlausnin var hönnuð með starfsfólki barnaverndar. Tilkynningar af vef sveitarfélagsins, líka nafnlausar, verða beint að máli og allt sem tengist barninu er á einum stað. Mál velferðarsviðs eru aðskilin frá öðrum málum og starfsfólk sér aðeins það sem það á að sjá. Skýrsluskil til Barna- og fjölskyldustofu verða líka einfaldari.
Byggingarmál
Byggingarfulltrúalausnin er tengd gátt HMS. Byggingarleyfi, lóðaumsóknir og eignaskiptayfirlýsingar eru á einum stað, og yfirferð gagna, úttektir og samskipti við umsækjendur fara fram rafrænt.
Fundir og fundargerðir
Þegar mál fer fyrir nefnd fer dagskrárliðurinn beint úr málinu í fundakerfið, svo enginn þarf að afrita gögn á milli. Nefndarmenn finna fundinn og gögnin á einum stað og fundargerðin er undirrituð rafrænt.
Skjalavarsla og skil
Kerfið skráir hver skoðaði hvað og hvenær og heldur utan um útgáfur skjala. Þegar kemur að skilum fara gögnin rafrænt beint úr GoPro á skjalasafn. Samkvæmt skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands frá 2024 hafa 47% þeirra sem skila rafrænum gagnasöfnum skilað í gegnum GoPro.
Tengt kerfunum sem þið notið nú þegar
GoPro tengist meðal annars Ísland.is, Zendesk, Þjóðskrá, HMS, Barnaverndargátt, fjárhagskerfum og Power BI, svo sömu upplýsingarnar þarf ekki að slá inn á mörgum stöðum. Starfsfólk vistar tölvupóst beint úr Outlook og skráir sig inn með Microsoft-aðgangi. Kerfið er hýst í ISO 27001-vottuðu umhverfi.
Sama kerfið fyrir stór og lítil sveitarfélög
GoPro Foris er notað hjá Reykjavíkurborg, stærsta sveitarfélagi landsins, og líka hjá Reykjanesbæ, Seltjarnarnesbæ og Vestmannaeyjabæ. Þið þurfið ekki að taka allt í notkun í einu. Það er hægt að byrja á einni lausn, til dæmis íbúagátt eða rafrænum skilum, og bæta við eftir þörfum.
Viltu sjá hvernig þetta liti út hjá ykkur?
Við bjóðum stutt spjall þar sem við heyrum hvernig þið vinnið í dag, sýnum ykkur GoPro Foris og skoðum málin saman.
Eða skrifaðu okkur á si.tivguh@alas.
